podróże służbowe

Czy wyjazdy zagraniczne zleceniobiorców można rozliczać jak podróże służbowe

Pytanie: Pytanie dotyczy wyjazdu za granicę pracowników budowlanych zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia. Umowy zlecenia przewidywały, że miejscem wykonania robót budowlanych będzie terytorium kraju. Jednak pracownicy na 3 miesiące wyjeżdżali za granicę w celu wykonywania prac budowlanych. Na wyjazd do pracy za granicę wydawane były zaświadczenia A1. Po 3 miesiącach zleceniobiorcy wrócili do Polski i tutaj wykonują pracę. Czy czas spędzony w pracy za granicą można uznać za podróż służbową? I w związku z tym, czy w tym czasie pracy za granicą można wypłacać zleceniobiorcom diety dzienne i noclegi i później wliczać te świadczenia do kosztów podatkowych?
Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • Czy w ramach umowy zlecenia można odbyć zagraniczną podróż służbową
  • Ile wynosi maksymalny czas trwania podróży służbowej
  • Czym podróż służbowa różni się od oddelegowania

Pobierz praktyczne narzędzie:

Kalkulator wynagrodzeń z umowy zlecenia

Przeczytaj więcej o umowach zlecenia:

Umowa zlecenia i działalność gospodarcza w stażu pracy – zmiany w Kodeksie pracy

Czy umowę zlecenia ze studentem można zawrzeć na czas nieokreślony

Czy ZUS może prowadzić egzekucję komorniczą z umowy zlecenia

Umowa zlecenia z byłym pracodawcą a opodatkowanie działalności ryczałtem

Obejrzyj wideoszkolenie:

Porównujemy wynagrodzenie z umowy o pracę i umowy zlecenia

Pobierz wzory dokumentów:

Umowa zlecenia

Rachunek do umowy zlecenia

Niedawno organ podatkowy wypowiedział się w kwestii tego, czy wydatki związane z przemieszczaniem się prezesa zarządu pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków w Polsce a miejscem zamieszkania

Sprawdź, czy podróże służbowe prezesa zarządu można zaliczyć w koszty

Niedawno organ podatkowy wypowiedział się w kwestii tego, czy wydatki związane z przemieszczaniem się prezesa zarządu pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków w Polsce a miejscem zamieszkania za granicą można zaliczyć do kosztów podatkowych. Poznaj stanowisko skarbówki.

Podróże służbowe – jak rozliczyć koszty podróży dzieci towarzyszących pracownikowi

Pytanie: W czerwcu 2023 roku w podróż służbową zagraniczną pojechała prezes firmy. W delegację zagraniczną pojechało też dwóch naszych pracowników z działu administracji: Pracownica administracji pojechała z dwojgiem małoletnich dzieci, a pracownik logistyki z jednym małoletnim dzieckiem. Koszty delegacji w całości pokryła firma. Czy mam jakąś kwotę dopisać do wypłaty pracowników i opodatkować czy oskładkować i opodatkować? Na fakturze za delegacje jest wyszczególnione, kto był uczestnikiem delegacji i proporcjonalnie policzona kwota.
Korzyści 

Z komentarza eksperta dowiesz się:

  • Czy małoletnie dzieci towarzyszące pracownikowi podczas podróży służbowej są podobnie jak on w delegacji
  • Co jest przychodem ze stosunku pracy
  • Czy pokryte przez pracodawcę koszty podróży małoletnich dzieci towarzyszących pracownikom w podróży służbowej należy oskładkować i opodatkować

Obejrzyj e-szkolenia:

Jak rozliczać podróże służbowe w 2023 roku, cz. 1 – podróże krajowe a podróże zagraniczne

Jak rozliczać podróże służbowe w 2023 roku, cz. 2 – dokumentacja, czas pracy

Pobierz przydatne narzędzia:

Kalkulator krajowej podróży służbowej

Kalkulator rozliczenia podróży zagranicznych

Pobierz przydatne dokumenty:

Wzór oświadczenia do rozliczenia kosztów podróży służbowej

Wzór wniosku o odbycie podróży służbowej własnym samochodem

Porady ekspertów na temat rozliczania podróży służbowych znajdziesz tutaj:

Podróż służbowa udziałowca spółki – co z kosztami podatkowymi

Wyjazd służbowy prezesa a koszty podatkowe

Wyjazdy służbowe przedsiębiorcy a koszty podatkowe

podróże służbowe

Jak rozliczać podróże służbowe w 2023 roku, cz. 1 – podróże krajowe a podróże zagraniczne

Od 1 stycznia 2023 r. zwrot kosztów noclegów w wysokości stwierdzonej rachunkiem wynosi maksymalnie 20-krotność diety za jedną dobę hotelową, tj. 900 zł za dobę. Jest to wysoka kwota, a więc pracodawcy nie muszą już polemizować z pracownikiem, że przyznany zwrot koszów za podróż służbową jest zbyt niski. Sprawdź, co jeszcze zmieniło się w rozliczaniu podróży służbowych i jakich dokumentów związanych z podróżą pracodawca ma prawo wymagać od pracownika. Zwróć przy tym uwagę, że podróż służbowa jest czymś innym niż oddelegowanie i sprawdź, co z tego wynika.

Korzyści 

Z wideoszkolenia, które prowadzi Michał Culepa, dowiesz się:

  • Czym jest podróż służbowa
  • Ile wynosi maksymalny okres trwania podróży służbowej
  • Jakie 3 podstawowe należności pracodawca wypłaca pracownikowi z tytułu podróży służbowej
  • Kto wybiera środek transportu w czasie podróży służbowych: pracodawca czy pracownik
  • Jak rozliczać podróż służbową krajową, a jak podróż służbową zagraniczną
  • Jak rozliczać czas podróży służbowej (zależy od niego wysokość diety przysługującej pracownikowi)
  • W jakim przypadku pracownik nie otrzyma diety
  • Czy pracodawca może pokryć koszty kar nałożonych na pracownika, który np. zapłacił mandat za brak biletu w komunikacji miejskiej
  • Na co może być przeznaczona dieta w podróży służbowej krajowej, a na co w podróży zagranicznej
  • Jak rozliczyć podróż służbową, gdy pracownik w czasie jednej podróży przebywa zarówno w kraju, jak i za granicą
  • Czy wejście na prom w Polsce z miejscem docelowym np. w Szwecji jest rozpoczęciem podróży krajowej czy zagranicznej
  • Jak rozliczać koszty leczenia, jeśli pracownik musiał skorzystać z pomocy lekarskiej w czasie podróży służbowej zagranicznej

Więcej praktycznych informacji na temat rozliczania podróży służbowych znajdziesz tutaj:

Jak od 1 stycznia 2023 r. rozliczać podróże służbowe krajowe i zagraniczne

Jak rozliczać kilometrówkę od 17 stycznia 2023 r. na przykładach liczbowych

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne – od 1 stycznia 2023 r. szykuje się kolejna podwyżka diet i innych należności

Wyjazd pracownik budowlanych za granicę – czy to podróż służbowa

Podróż służbowa udziałowca spółki – co z kosztami podatkowymi

Wyjazd służbowy prezesa a koszty podatkowe

Wirtualne diety kierowców – jak księgować

Zwróć uwagę, że zleceniobiorca może otrzymać zwrot kosztów delegacji tak samo jak pracownicy. Należności z tytułu delegacji służbowej zarówno pracowników, jak i zleceniobiorcy są zwolnione z opodatkowania i nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS (także nie są podstawą składki zdrowotnej). Przy czym musi to wynikać z umowy zlecenia lub z porozumienia ze zleceniodawcą w zakresie zwrotu kosztów wykonywania zlecenia za granicą. Obowiązek taki wynika z przepisów Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi. Powinien również zwolnić przyjmującego zlecenie od zobowiązań, które ten w powyższym celu zaciągnął w imieniu własnym. Należności te w przypadku zleceniobiorców także korzystają ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania do wysokości kwot wynikających z rozporządzenia z 2013 r.

podróże służbowe 2

Jak rozliczać podróże służbowe w 2023 roku, cz. 2 – dokumentacja, czas pracy

Przepisy Kodeksu pracy nie określają formy polecenia wyjazdu służbowego. Nie ma ustalonego wzoru formularza delegacji służbowej. Sprawdź, co to oznacza w praktyce i jaka dokumentacja jest wymagana przy rozliczeniach. Co z czasem pracy w trakcie podrózy służbowej.Coraz częściej w podróże służbowe są wysyłani zleceniobiorcy. Czy należy stosować takie same przepisy jak wobec pracowników?

Korzyści 

Z wideoszkolenia, które prowadzi Michał Culepa, dowiesz się:

  • Jakie inne wydatki oprócz opłat za przejazd, nocleg i wyżywienie pracodawca może rozliczyć
  • Czy paragon wystarczy, aby uwzględnić dany wydatek w rozliczeniach
  • W jakim terminie pracodawca musi rozliczyć się z pracownikiem z tytułu wydatków poniesionych w czasie podróży
  • Jak rozliczyć przychód pracownika z tytułu podróży służbowej z ZUS i fiskusem
  • Jak rozliczać należności z tytułu podróży dla zleceniobiorców czy wykonawców umów o dzieło
  • Jak rozliczać czas pracy w podróży służbowej
  • W jakich przypadkach pracodawca musi zrekompensować pracownikowi naruszenie prawa do odpoczynku dobowego
  • Czy podróżą służbową będzie uczestnictwo w szkoleniach, kursach czy zajęciach w szkole lub na uczelni

Więcej praktycznych informacji na temat rozliczania podróży służbowych znajdziesz tutaj:

Jak od 1 stycznia 2023 r. rozliczać podróże służbowe krajowe i zagraniczne

Jak rozliczać kilometrówkę od 17 stycznia 2023 r. na przykładach liczbowych

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne – od 1 stycznia 2023 r. szykuje się kolejna podwyżka diet i innych należności

Wyjazd pracownik budowlanych za granicę – czy to podróż służbowa

Podróż służbowa udziałowca spółki – co z kosztami podatkowymi

Wyżywienie pracownika w podróży służbowej – jak ująć w klasyfikacji

samochód osobowy - pracownicy przy samochodzie

Jak od 1 stycznia 2023 r. rozliczać podróże służbowe krajowe i zagraniczne

W ciągu zaledwie kilku miesięcy dwukrotnie podniesiono wysokość diety należnej z tytułu odbywania podróży służbowych na terenie kraju. To podwyżki oczekiwane od wielu lat. Jak wiemy, ma to wpływ na wysokość innych świadczeń z tytułu podróży służbowej. W górę poszły też należności za podróże zagraniczne. Rozliczając należności po ostatniej podwyżce trzeba też pamiętać o przepisach przejściowych. Sprawdź przykłady liczbowe.

Przede wszystkim, z tytułu podróży (krajowej i zagranicznej), odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety, a także zwrot kosztów:

  • przejazdów;
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
  • noclegów;
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży (krajowej lub zagranicznej), a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje z tego tytułu zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami. Dokumenty te obejmują cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Pracownik może wnioskować o użycie w takiej podróży swojego pojazdu, czyli samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na taki przejazd. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot używania jego pojazdu według stawek ustalonych przez pracodawcę, ale do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych prywatnych pojazdów.

Korzyści 

Z komentarza eksperta dowiesz się:

  • Jaki zwrot kosztów za nocleg pracownik może otrzymać z tytułu podróży służbowej krajowej
  • Jak rozliczyć nocleg pracownika, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku
  • Ile wynosi ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej
  • Jak rozliczać podróże służbowe na przełomie 2022 i 2023 roku
  • Ile wynoszą obecnie diety oraz kwoty limitu za nocleg w podróżach zagranicznych

Pobierz wzór dokumentu:

Wzór oświadczenia do rozliczenia kosztów podróży służbowej

Czytaj także:

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne – od 1 stycznia 2023 r. szykuje się kolejna podwyżka diet i innych należności

Wyżywienie pracownika w podróży służbowej – jak ująć w klasyfikacji

Od 1 stycznia 2023 r. pracownik otrzyma wyższe diety w podróży służbowej krajowej

Kiedy diety zagraniczne przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów

Dieta w krajowej podróży służbowej wzrosła. Rozliczenia na przykładach

Delegacje po zmianach

Jak rozliczać podróże służbowe po zmianach

Od 28 lipca 2022 r. zmieniły się stawki diety przysługującej pracownikowi z tytułu krajowej podróży służbowej. Więcej na ten temat w poradzie video.

Od 28 lipca 2022 r. obowiązuje rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzanie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 1481). Rozporządzenie zmienia stawkę diety w podróżach służbowych. Zmieniły  się też inne należności przysługujące pracownikowi w delegacji.

W poradzie video dr Katarzyna Trzpioła wyjaśni:

  • jak zmieniły się stawki w delegacji krajowej;
  • jak rozliczać podróż służbową po zmianach obowiązujących od 28 lipca 2022 r.

Polecamy też wzory dokumentów:

Test na COVID-19 – sprawdź, jak ująć w klasyfikacji budżetowej

Pytanie: Przed wyjazdem w delegację zagraniczną pracownicy musieli wykonać testy na COVID-19. Poniesione wydatki zostały zaksięgowane w paragrafie 428 „Zakup usług zdrowotnych”. W drodze powrotnej do kraju również musieli wykonać testy i do rozliczenia delegacji dołączyli potwierdzenie poniesienia wydatku na test. Czy wydatki na test COVID-19 rozliczyć jako koszt delegacji w paragrafie 442 „Podróże służbowe zagraniczne” czy ująć je w paragrafie 428?

Szykują się ułatwienia dla dokumentowania służbowych przejazdów

Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej zmienia rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur. Na zmianach zyskają zarówno przewoźnicy, jak i korzystający z ich usług przedsiębiorcy.

samochód na zaśnieżonej drodze

Jak prawidłowo rozliczać kosztowo wydatki na podróże służbowe

Przedsiębiorca wysyłając pracownika w podróż służbową musi liczyć się z pokryciem jej kosztów. Pracodawca, który nie działa w sferze budżetowej może w tym zakresie korzystać z własnych zasad rozliczania podróży służbowych. Należy jednak podkreślić, iż nie oznacza to, że można pracowników pozbawić pracowników należności związanych z podróżą służbową. W szczególności dotyczy to zwrotu kosztów przejazdów, noclegów oraz innych kosztów koniecznych do odbycia podróży służbowej.

Wydatki związane z podróżami służbowymi członka rodziny. Czy będą kosztami

Pytanie: Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną liniowym podatkiem dochodowym świadczy usługi transportowe. Prowadzi PKPiR i jest czynnym podatnikiem VAT. Podatnik zarejestrował w firmie męża jako osobę współpracującą. Od stycznia 2019 roku mąż jako osobowa współpracująca uczestniczy w prowadzeniu firmy w charakterze kierowcy. Czy w związku z tym może zaliczyć w koszty działalności wydatki związane z podróżami służbowymi męża takie jak koszt diety z tytułu delegacji, koszt noclegu, opłaty parkingowej za postój itp (poświadczone rachunkiem wystawionym na moja firmę)? Co w przypadku, gdyby chciał, aby ww. usługę świadczył w formie zatrudnienia na umowę o prace lub umowę zlecenie czy koszt jego wynagrodzenia może być zaliczony jako podatkowy koszt uzyskania przychodu?
zmiany w potrąceniach z wynagrodzeń zleceniobiorców

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmiany w potrąceniach z wynagrodzeń zleceniobiorców oraz z diet za podróże służbowe pracowników

Od tego roku, w stosunku do zleceniobiorców, którym cykliczny przychód z umowy cywilnej zapewnia utrzymanie lub jest jedynym źródłem dochodu, w razie zajęcia komorniczego zastosowanie ma także kwota wolna, o jakiej stanowi Kodeks pracy. Ponadto, diety za podróże służbowe pracowników, którzy mają zajęcie alimentacyjne, są zwolnione z egzekucji tylko do połowy wysokości. Do końca 2018 r. były całkowicie wolne od ujęć.

Moment ujęcia należności dotyczących podróży służbowych

Pytanie:  Moje pytanie dotyczy księgowania rozliczeń dotyczących delegacji i ryczałtów za noclegi pracowników. Prowadzimy KPiR metodą uproszczoną, wypłacamy wynagrodzenia i delegacje do 10. następnego miesiąca (taki zapis jest w regulaminie). Czy prawidłowo jest ujęcie tych delegacji, w miesiącu którego dotyczą? Przykładowo za luty, wypłacone w marcu i księgowane w lutym. Dodam jeszcze, że delegacje rozliczane są na początku następnego miesiąca.

Przypominamy jak rozliczać podróże służbowe

Rozliczanie podróży służbowych często przysparza wiele problemów, pomimo tego, że zmienione przepisy obowiązują już od dwóch lat. Aby przypomnieć, jak prawidłowo je rozliczać zapraszamy do obejrzenia szkolenia, podczas którego ekspert przedstawił aktualne przepisy, orzecznictwo sądowe, interpretacje organów podatkowych oraz rozbieżności w stosowaniu przepisów dotyczących podróży służbowych przez organy podatkowe, sądy i podatników.

Podróże wykonawcy dzieła 

Pytanie:  Nasza firma stale współpracuje z osobą fizyczną (nie prowadzącą działalności gospodarczej) na podstawie umowy zlecenia (zlecenie polega na aktualizacji strony internetowej). Zleceniobiorca na chwilę obecną zamieszkuje w Wielkiej Brytanii. Dodatkowo raz na jakiś czas sporządzamy z ww. osobą umowę o dzieło. Zdarza się, że dzieło wymaga podróży służbowej za granice Wielkiej Brytanii np. do naszej siedziby. Czy podróż osoby współpracującej z nami na podstawie umowy zlecenia/dzieło z Wielkiej Brytanii (jej aktualnego miejsca zamieszkania) do siedziby w Polsce można nazwać podróżą służbową (delegacją)?

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.