KseF

Od 1 lipca 2024 r. wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). Obowiązek ten będzie wynikał z dodawanego tego dnia art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.

Początkowo obowiązek ten nie będzie obciążał wszystkich podatników, gdyż w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. niektórzy podatnicy będą nadal uprawnieni do wystawiania „zwykłych” faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej.

Będzie tak w przypadku podatników zwolnionych z VAT, tj.:

1. podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, a więc podatników korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego (do wartości sprzedaży wynoszącej 200.000 zł),
2. podatników wykonujących wyłącznie czynności przedmiotowo zwolnione od podatku (na podstawie przepisów art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych).

(art. 145l ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Wydaje się, że nie ma co liczyć na odłożenie w czasie wejścia w życie przepisów o e-fakturowaniu. Zarówno MF, jak i niektórzy podatnicy poświęcili już sporo czasu i środków na wdrożenie KSeF. Poza tym należy przypomnieć, że system jako obligatoryjny dla polskich podatników wprowadzany jest na podstawie decyzji Rady Unii Europejskiej, która wydała terminową zgodę na takie rozwiązanie do końca grudnia 2026 r.

Oznacza to, że już za 8 miesięcy należy jednak spodziewać obowiązkowego KSeF Nie warto więc przerywać prac nad wdrożeniem, a tym bardziej odkładać samego wdrożenia na ostatnią chwilę.

KSeF: jakie mogą być problemy przy wdrożeniu

Wydaje się, że informatyczno-techniczne wdrożenie KSeF będzie sprawiać najwięcej trudności w organizacji. Należy zaznaczyć jednak, że wdrożenie systemu e-faktur, to nie tylko kwestia techniczna, ale też organizacyjna, wymagająca dostosowania wewnętrznych procesów i procedur w firmie, dostosowania umów, regulaminów i ustaleń z kontrahentami.

Warto również zweryfikować, jak zmieniają się przepisy o VAT, aby już na początku odpowiednio ustawić formuły i zasady dokumentowania.

Obecnie podatnicy posiadający rozbudowane struktury często działają jako niezależne byty w ramach jednej organizacji. Wystawieniem faktur zajmują się wyspecjalizowani w tym zakresie pracownicy, wykorzystujący do tego celu programy do fakturowania. Faktury po ich wystawieniu przekazywane są do działu księgowości.

Inaczej wygląda kwestia związana z otrzymywaniem faktur zakupowych. Faktury te przeważnie trafiają na wyznaczoną skrzynkę mailową, ale mogą być także dostarczane w tradycyjny sposób, tj. pocztą w formie papierowej. Odebrane faktury zakupowe przekazywane są do osób w organizacji, które są odpowiedzialne za ich akceptację, a dopiero po jej uzyskaniu są przekazywane do działu księgowości.

Niektórzy podatnicy decydują się również na powierzenie wystawiania faktur podmiotom zewnętrznym, tj. biurom rachunkowym, które także prowadzą ich rozliczenia podatkowe. W związku z tym po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, podatnicy przekazują do biur rachunkowych otrzymane faktury zakupowe.

Jeszcze bardziej skomplikowany wydaje się proces wystawienia i obiegu faktur zakupowych w JST, które składają się z wielu jednostek organizacyjnych. Pomimo tego, że są one jednym podatnikiem VAT i posługują się tym samym NIP, to zarówno proces wystawienia, jak i odbierania faktur w praktyce bywa często zdecentralizowany, a zatem przebiega odrębnie w każdej poszczególnej jednostce organizacyjnej.