Zaległy urlop na podstawie Kodeksu pracy i przepisów COVID-19 – praktyczne wskazówki

Kodeks pracy w zakresie udzielania i wykorzystania urlopów nie pozostawia większych wątpliwości: urlopy mają być udzielane „w naturze”, czyli w formie dni wolnych od pracy w ustalonym przepisami wymiarze. Tylko wyjątkowo i wyłącznie w związku z zakończeniem stosunku pracy dozwolone jest wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

Jakie są główne zasady udzielania urlopów wypoczynkowych

Pracownik nabywa prawo do pełnego wymiaru urlopowego (proporcjonalnego do wymiaru etatu) z początkiem roku kalendarzowego. Wyjątkiem są pracownicy zatrudnieni po raz pierwszy w życiu na podstawie stosunku pracy.

Osoby te uzyskują prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Zarówno jednak nowych pracowników, jak i pracowników z pewnym stażem pracy obowiązują te same zasady udzielania urlopów.

1. Urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo

Pierwszą i najważniejszą zasadą jest wyrażony w art. 161 Kodeksu pracy (dalej: kp) jest obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Oznacza to, że pracownik powinien wykorzystać, w miarę możliwości, cały urlop wypoczynkowy, który wynosi 20 lub 26 dni roboczych - w zależności od stażu pracy i nauki. Urlop wypoczynkowy przysługujący za dany rok w tym samym roku.

2. Urlop wypoczynkowy udzielany w jednym ciągu

Drugą zasadą jest udzielanie urlopów w jednym ciągu; podział jest dopuszczalny na wniosek pracownika, przy czym jeden okres urlopowy musi wynosić co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, co – w zależności od liczby ewentualnych świąt – oznacza konieczność udzielenia urlopu w wymiarze od 8 do 10 dni urlopowych.

3. Planowanie urlopów wypoczynkowych

Trzecią zasadą jest planowanie urlopów, względnie ich udzielanie w uzgodnieniu z pracownikiem  – w sytuacji,  gdy pracodawca nie tworzy planów urlopowych. Oznacza to w praktyce, że pracodawca nie może wysłać pracownika na tzw. „przymusowy” urlop, przysługujący mu w danym roku za dany rok (np. na urlop za rok 2021 w roku 2021).

Od tej zasady – planowego udzielania urlopów lub udzielania ich w porozumieniu z pracownikiem – istnieje jednak  odstępstwo. Mianowicie pracodawca ma prawo skierować pracownika na urlop, nawet bez jego zgody w okresie wypowiedzenia (art. 167[1] kp). Pracownik ma obowiązek taki urlop wypoczynkowy wykorzystać, a pracodawca ma prawo nie dopuścić pracownika do pracy w okresie urlopu udzielonego w czasie wypowiedzenia. Pracownik nie ma roszczenia o dopuszczenie do pracy. Po stronie pracownika sytuacja jest więc „przymusowa”, gdyż udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, zależy  jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić (por. wyrok SN z 26 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 302/10).

Zaległy urlop  – konieczność udzielenia

Są jednak przypadki, w których pracownik – nawet mimo zaplanowanego i uzgodnionego urlopu – nie może go wykorzystać.

W pierwszej kolejności mamy tu do czynienia z możliwym niewykorzystaniem urlopu na żądanie (w wymiarze 4 dni rocznie), określonego w art. 167[2]-167[3] kp.