E-faktury w KSEF

Od 1 lipca 2024 r. wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). Obowiązek ten będzie wynikał z dodawanego tego dnia art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.

Początkowo obowiązek ten nie będzie obciążał wszystkich podatników, gdyż w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. niektórzy podatnicy będą nadal uprawnieni do wystawiania „zwykłych” faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej.

Będzie tak w przypadku podatników zwolnionych z VAT, tj.:

1. podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, a więc podatników korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego (do wartości sprzedaży wynoszącej 200.000 zł),
2. podatników wykonujących wyłącznie czynności przedmiotowo zwolnione od podatku (na podstawie przepisów art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych).

(art. 145l ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Obecnie podatnicy posiadający rozbudowane struktury często działają jako niezależne byty w ramach jednej organizacji. Wystawieniem faktur zajmują się wyspecjalizowani w tym zakresie pracownicy, wykorzystujący do tego celu programy do fakturowania. Faktury po ich wystawieniu przekazywane są do działu księgowości.

Inaczej wygląda kwestia związana z otrzymywaniem faktur zakupowych. Faktury te przeważnie trafiają na wyznaczoną skrzynkę mailową, ale mogą być także dostarczane w tradycyjny sposób, tj. pocztą w formie papierowej. Odebrane faktury zakupowe przekazywane są do osób w organizacji, które są odpowiedzialne za ich akceptację, a dopiero po jej uzyskaniu są przekazywane do działu księgowości.

Niektórzy podatnicy decydują się również na powierzenie wystawiania faktur podmiotom zewnętrznym, tj. biurom rachunkowym, które także prowadzą ich rozliczenia podatkowe. W związku z tym po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, podatnicy przekazują do biur rachunkowych otrzymane faktury zakupowe.

Jeszcze bardziej skomplikowany wydaje się proces wystawienia i obiegu faktur zakupowych w JST, które składają się z wielu jednostek organizacyjnych. Pomimo tego, że są one jednym podatnikiem VAT i posługują się tym samym NIP, to zarówno proces wystawienia, jak i odbierania faktur w praktyce bywa często zdecentralizowany, a zatem przebiega odrębnie w każdej poszczególnej jednostce organizacyjnej.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnopolską platformą do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Umożliwia on wystawianie, przekazywanie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, tj. o ujednoliconej strukturze logicznej. Chodzi o format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE).

Jako podmioty zaangażowane w prowadzenie księgowości przedsiębiorców, biura rachunkowe  już teraz odgrywają dużą rolę w funkcjonowaniu KSeF. Po 1 lipca 2024 r. ich znaczenie w tym zakresie będzie jeszcze większe. To dlatego, że wystawianie faktur za pośrednictwem tego systemu, które obecnie jest dobrowolnie, po tej dacie stanie się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Natomiast przedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą musieli korzystać z KSeF od 1 stycznia 2025 r.

Nadawanie uprawnień do KSeF

Jednym z najbardziej istotnych zagadnień związanych z funkcjonowaniem KSeF, jest nadawanie uprawnień w tym systemie. Jak wynika z art. 106nb ustawy o VAT, z sytemu mogą korzystać nie tylko podatnicy, ale również m.in. podmioty wskazane przez  podatnika, a także  osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z tego systemu, którym podatnik lub podmioty, o których była mowa wcześniej, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu.

To samo dotyczy innych niż ww. podmiotów, wskazanych przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.