Upadłość kontrahenta w księgach rachunkowych jednostki – przykłady księgowania

Ważne jest korzystanie z dobrych praktyk już na etapie zawierania umowy, które odpowiednio zabezpieczą przed niekorzystnym skutkiem, jakim jest utrata należności od dłużnika. Przede wszystkim należy koncentrować się na odpowiedniej weryfikacji wiarygodności finansowej przyszłego kontrahenta, która pozwoli na ograniczenie niepotrzebnego ryzyka.

W momencie zawierania umowy warto sięgnąć po sprawozdanie finansowe kontrahenta. Od 2018 roku podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców mają obowiązek publikacji sprawozdań finansowych na elektronicznej platformie (Repozytorium Dokumentów Finansowych), gdzie publikowane są również opinie biegłych rewidentów.

Innym źródłem, z którego można skorzystać przy weryfikacji kontrahenta jest Krajowy Rejestr Zadłużonych, który bezpłatnie dostarcza możliwość wyszukania ujawnionych postępowań upadłościowych, restrukturyzacyjnych, o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej oraz egzekucyjnych.

Pomocna może okazać się również tzw. biała lista podatników, która potwierdza fakt wpisania podmiotu do rejestru VAT. Głównym zadaniem białej listy podatników VAT, prowadzonej w formie wykazu, jest weryfikacja rachunku bankowego kontrahenta. Lista umożliwia sprawdzenie statusu jako podatnika VAT oraz przekazanie informacji o terminach wykreślania podatników z rejestru VAT lub ich przywrócenia do rejestru.

Poza wspominanymi środkami można korzystać z usług komercyjnych biur informacji gospodarczej, które odpłatnie udzielają szczegółowych informacji na temat zadłużenia podmiotów, w tym informacji o wysokości konkretnych długów

Upadłość kontrahenta jest najczęściej formalnie ogłaszana przez sąd. W momencie, gdy jednostka dowiaduje się o upadłości kontrahenta, powinna zidentyfikować wszystkie należności od dłużnika, a także ocenić ich realną wartość.

Należności mogą dotyczyć zarówno faktur sprzedażowych, pożyczek, a także innych form zadłużenia. Zidentyfikowaną należność należy zgłosić na listę upadłościową. Wierzytelność zgłoszona na listę upadłościową musi zostać odpowiednio udokumentowana. Ponadto należy wierzytelność zgłosić w terminie podanym przez sąd w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Wierzyciel ma 3 miesiące na zgłoszenie swojej wierzytelności. Może się okazać, że część należności zostanie odzyskana w ramach postępowania upadłościowego, jednak często większość z nich będzie musiała zostać odpisana.

Zgodnie z art. 35b ustawy o rachunkowości (dalej: UoR) w przypadku należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu-komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Sprawdź też: 

• Zobowiązania z tytułu dostaw i usług zrealizowanych przez udziałowca – jak wykazać w bilansie

• Nieopłacone faktury przez dłużnika – koszty podatkowe i księgowanie

• Dotacja na zakup środka trwałego – sprawdzamy ewidencję księgową

Odpisu aktualizującego wartość należności dokonuje się również w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszeniu upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności.

Odpis aktualizujący zmniejsza wartość należności w księgach rachunkowych i jest ujmowany jako pozostały koszt operacyjny lub koszt finansowy - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy.

W przypadku gdy kontrahent zgłosi wierzytelności do masy upadłościowej w księgach rachunkowych, możemy  to ująć w następujący sposób:

- WN konta 76X „Pozostałe koszty operacyjne” lub 75-1 „Koszty finansowe”,

- MA konta 28X  „Odpisy aktualizujące należności”.

W przypadku stwierdzenia nieściągalności takiej należności, np. na podstawie postanowienia sądu o ukończeniu postępowania upadłościowego dłużnika, należność należy wyksięgować z ewidencji bilansowej.

Oznacza to trwałe usunięcie należności z ksiąg rachunkowych. Wyksięgowanie nieściągalnej należności, na którą uprzednio został dokonany odpis aktualizujący jej wartość, powinno nastąpić poprzez rozwiązanie uprzednio utworzonego odpisu aktualizującego do wysokości, w jakiej został on utworzony. Księgując to:

- WN konto 28X „Odpis aktualizujący wartość należności”,

- MA konto 20X „Rozrachunki z odbiorcami” lub 24X „Pozostałe rozrachunki”

Jeśli jednak spółka, nie dokonała uprzednio odpisu aktualizującego, wyksięgowanie należności powinno bezpośrednio trafić w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub też kosztów finansowych w zależności od charakteru należności. Księgując odpowiednio na kontach

- WN konta 76X „Pozostałe koszty operacyjne” lub 75-1 „Koszty finansowe”,

- MA konto 20X "Rozrachunki z odbiorcami" lub 24X "Pozostałe rozrachunki".

Zauważmy, że zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy oCIT, przychodami z działalności gospodarczej osiągniętymi w danym roku podatkowym są również przychody należne. Stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o CIT, zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów podlegają utworzone przez podatników odpisy aktualizujące wartość należności zaliczonych przez tych podatników uprzednio do ich przychodów należnych, jeżeli wystąpią przesłanki do uznania istnienia prawdopodobieństwa nieściągalności tych należności (wierzytelności).

Ogłoszenie upadłości danego podmiotu dopiero rozpoczyna postępowanie upadłościowe. Postanowienie o ogłoszeniu upadłości jest skuteczne i wykonalne z dniem jego wydania, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Z dniem ogłoszenia upadłości majątek upadłego staje się masą upadłości, który służy zaspokojeniu wierzycieli upadłego. Już z dniem wydania przez sąd postanowienia o ogłoszeniu upadłości, podatnik będący wierzycielem upadłego podmiotu może zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów odpis aktualizujący wartość należności (wierzytelności) przysługującej podatnikowi od tego podmiotu, jeżeli uprzednio należność tę podatnik - stosownie do treści art. 12 ust. 3 ustawy o CIT - zaliczył do swoich przychodów należnych, i jeżeli na należność tę podatnik utworzył zgodnie z przepisami o rachunkowości odpis aktualizujący. 

Nie ma przy tym znaczenia termin, w jakim wspomniana wierzytelność zgłoszona została syndykowi masy upadłego podmiotu. Uznanie danej wierzytelności za nieściągalną lub zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów odpisu aktualizującego należność, w związku z uznaniem, że uprawdopodobniona jest jej nieściągalność, nie wykluczają możliwości odzyskania przez podatnika kwot takiej wierzytelności.

W takim jednak przypadku, kiedy podatnik zaliczył do kosztów odpis związany z wierzytelnością przysługującą mu od upadłego dłużnika, a całość lub część tej wierzytelności zostanie przez dłużnika podatnikowi spłacona, to podatnik o kwotę "odzyskanej" wierzytelności lub jej części zobowiązany jest powiększyć swoje podatkowe przychody z datą otrzymania takiej spłaty (art. 12 ust. 1 pkt 4 lub 4e ustawy o CIT).