Skuteczne wdrażanie zasad AML w biurach rachunkowych: kluczowe kwestie i podstawy prawne

Termin AML, tj. Anti-Money Laundering, odnosi się do zbioru procedur i regulacji prawnych mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Pranie pieniędzy to proces, który ma na celu wprowadzenie do legalnego obiegu finansowego środków pochodzących z działalności przestępczej. Na biura rachunkowe został nałożony szereg zobowiązań, mających na celu przeciwdziałanie zarówno praniu pieniędzy, jak i finansowaniu terroryzmu. Wdrożenie zasad AML jest obowiązkowe dla każdego biura rachunkowego, niezależnie od formy organizacyjno-prawnej, wielkości zatrudnienia czy rozmiaru prowadzonej działalności. W obliczu coraz bardziej skomplikowanych regulacji prawnych, odpowiednie wdrożenie tych zasad stanowi kluczowy element zarządzania ryzykiem oraz ochrony przed ewentualnymi sankcjami.

Podstawy prawne dotyczące AML w Polsce określa ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.), zwana dalej „ustawą AML”. Wprowadza ona określone wymogi dla instytucji obowiązanych. Mają one na celu zapobieganie wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Zgodnie z nowelizacją ustawy AML z  30 marca 2021 r., obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu muszą od  31 lipca 2021 r. realizować również przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 236 ), których podstawowa działalność gospodarcza to świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, o ile nie są już innymi instytucjami obowiązanymi. W rezultacie, biura rachunkowe otrzymały jednoznaczne wytyczne dotyczące swoich obowiązków w zakresie AML.

Każde biuro rachunkowe podlega równie rygorystycznym wymogom co banki krajowe i fundusze inwestycyjne. Zobowiązane jest do opracowania i wdrożenia procedur AML i związanej z nimi dokumentacji, a także do spełnienia licznych wymagań, do których należą: stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego wobec niektórych klientów oraz weryfikacja ich tożsamości. Poniżej przedstawiamy kluczowe obowiązki biur rachunkowych.

Każde biuro rachunkowe ma obowiązek przeprowadzenia indywidualnej oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu. Ocena ta uwzględnia różnorodne czynniki, takie jak: rodzaj działalności klienta, lokalizacja geograficzna, typ transakcji oraz historia współpracy z danym klientem. Wyższy poziom ryzyka może występować przykładowo w branżach, które są szczególnie narażone na pranie pieniędzy, takich jak: sektor dóbr luksusowych, sektor finansowy, czy sektor nieruchomości. W oparciu o przeprowadzoną ocenę ryzyka, biura rachunkowe mogą wdrożyć odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego, w tym bardziej szczegółową weryfikację klientów o podwyższonym ryzyku.

Kolejnym obowiązkiem w procesie AML jest dokładna identyfikacja klientów. Biura rachunkowe są zobowiązane do zbierania szczegółowych informacji dotyczących tożsamości klientów, w tym danych osobowych, dokumentów tożsamości oraz źródeł pochodzenia środków finansowych. Zgodnie z ustawą AML, identyfikacja klientów powinna być prowadzona przed nawiązaniem stosunków gospodarczych, a w przypadku istniejących klientów – w momencie zaistnienia podejrzeń o pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.

Biura rachunkowe są zobowiązane do regularnego monitorowania transakcji swoich klientów, aby wykrywać i zgłaszać wszelkie podejrzane operacje finansowe. Analiza transakcji polega na ocenie ich zgodności z profilem ryzyka klienta oraz identyfikacji wszelkich nietypowych lub podejrzanych działań. Szczególną uwagę należy zwracać na transakcje odbiegające od normy, znacząco przekraczające oczekiwane przepływy finansowe, charakteryzujące się szybkim przepływem środków oraz operacje z krajami o wysokim ryzyku. W przypadku wykrycia takich transakcji biura rachunkowe są zobowiązane do zgłoszenia ich Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF).

W ramach struktury organizacyjnej biura rachunkowego konieczne jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrażanie procedur AML oraz nadzór nad przestrzeganiem przepisów AML. Osoba ta powinna posiadać odpowiednią wiedzę i kompetencje oraz obejmować stanowisko kierownicze, aby skutecznie pełnić tę rolę.

Pracownicy biur rachunkowych muszą być odpowiednio przeszkoleni w zakresie zasad AML. Szkolenia te powinny obejmować wiedzę na temat aktualnych przepisów prawnych, procedur identyfikacji klientów, monitorowania transakcji oraz raportowania podejrzanych operacji. Regularne szkolenia są kluczowe, aby zapewnić pracownikom aktualną wiedzę na temat najnowszych wymagań prawnych oraz najlepszych praktyk rynkowych.

Wdrożenie zasad AML wymaga opracowania i wdrożenia wewnętrznych procedur, które będą regulować wszystkie aspekty przeciwdziałania praniu pieniędzy. Procedury te powinny być dostosowane do specyfiki działalności biura rachunkowego i obejmować m.in. ocenę ryzyka, proces identyfikacji i weryfikacji klientów, monitorowanie transakcji oraz zasady raportowania podejrzanych transakcji.

Nowoczesne technologie odgrywają kluczową rolę w efektywnym wdrażaniu zasad AML. Biura rachunkowe mogą korzystać z zaawansowanych narzędzi informatycznych, które automatyzują procesy identyfikacji klientów, analizy transakcji oraz raportowania podejrzanych operacji. Systemy te mogą również wspierać ocenę ryzyka poprzez analizę danych i identyfikację wzorców podejrzanych działań.

Efektywne przeciwdziałanie praniu pieniędzy wymaga ścisłej współpracy z organami nadzoru, w tym z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej. Biura rachunkowe powinny być gotowe do udzielania wszelkich informacji na temat podejrzanych transakcji oraz współpracować przy wszelkich dochodzeniach prowadzonych przez organy nadzoru.

Prawidłowe wdrożenie zasad AML wymaga prowadzenia szczegółowej dokumentacji wszystkich działań podejmowanych w ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy. Dokumentacja ta powinna obejmować m.in. protokoły identyfikacji klientów, wyniki oceny ryzyka, zapisy monitorowania transakcji oraz raporty podejrzanych operacji. Regularne audyty wewnętrzne i zewnętrzne są niezbędne, aby zapewnić zgodność z przepisami prawnymi oraz skuteczność wdrożonych procedur.

Wdrażanie zasad AML wiąże się z szeregiem wyzwań i ryzyk, które biura rachunkowe muszą uwzględniać w swoich działaniach. Wśród głównych wyzwań można wymienić:

1. Złożoność regulacji prawnych: Dynamicznie zmieniające się przepisy prawne wymagają stałego monitorowania i dostosowywania wewnętrznych procedur.
2. Koszty wdrożenia: Wdrożenie zaawansowanych systemów informatycznych oraz szkolenie pracowników wiąże się z wysokimi kosztami, które mogą stanowić wyzwanie dla mniejszych biur rachunkowych.
3. Zarządzanie ryzykiem: Opracowanie skutecznych procedur oceny ryzyka i monitorowania transakcji wymaga zaawansowanej wiedzy i doświadczenia.
4. Współpraca z klientami: Niektóre działania podejmowane w ramach AML mogą być postrzegane przez klientów jako uciążliwe, co może wpływać na relacje biznesowe.

Naruszenie zasad AML może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla biur rachunkowych. Organy nadzoru finansowego, w tym GIIF, mają prawo nakładać sankcje na instytucje, które nie przestrzegają obowiązujących przepisów. Zgodnie z art. 150 ust. 1 ustawy AML, do katalogu kar administracyjnych zaliczamy:

• publikację informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
• nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
• cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
• zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nieprzekraczający roku;
• nałożenie kary pieniężnej.

W zakresie sankcji karnych, warto zwrócić również uwagę na art. 156 ust. 1 ustawy AML. Zgodnie z tym przepisem, za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia Generalnemu Inspektorowi informacji o okolicznościach mogących wskazywać na popełnienie przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, lub za przekazanie nieprawdziwych danych dotyczących transakcji, rachunków lub osób, grozi kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Jeśli sprawca działa w sposób nieumyślny, może podlegać karze grzywny.

W obliczu rosnących zagrożeń związanych z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, zasady AML będą nadal ewoluować. Biura rachunkowe muszą być przygotowane na wdrażanie nowych regulacji oraz stosowanie nowoczesnych technologii wspierających przeciwdziałanie przestępczości finansowej. W szczególności, rosnąca rola analizy danych oraz sztucznej inteligencji w wykrywaniu podejrzanych transakcji będzie miała kluczowe znaczenie dla przyszłości systemów AML.

Skuteczne wdrażanie zasad AML w biurach rachunkowych jest niezbędnym elementem zarządzania ryzykiem związanym z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, a także jest gwarancją przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych. Oparcie działań na solidnych podstawach prawnych, wdrożenie nowoczesnych technologii oraz stałe szkolenie pracowników są kluczowymi czynnikami w przeciwdziałaniu tym nielegalnym praktykom. Pomimo licznych wyzwań, biura rachunkowe mogą efektywnie realizować swoje obowiązki, przyczyniając się do bezpieczeństwa systemu finansowego i stabilności gospodarczej.