Kalkulator wynagrodzenia z umowy o pracę

Zakłady pracy jako płatnicy mają obowiązek w trakcie roku podatkowego obliczać, pobierać oraz odprowadzać do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich przychody ze stosunku pracy. Chodzi tu więc nie tylko o wynagrodzenia za pracę, ale również o inne wypłacane na tej podstawie pracownikom świadczenia, które w ramach wspomnianych przychodów podlegają opodatkowaniu wraz z takim wynagrodzeniem. Będą to np. różnego rodzaju premie, dodatki, ekwiwalenty za urlop, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, czy wynagrodzenie chorobowe itp.

Z drugiej zaś strony trzeba pamiętać o tym, że nie wszystkie otrzymywane od pracodawcy świadczenia podlegają u pracownika oskładkowaniu. Ze wspomnianego obowiązku zwolnione są np. wypłacane pracownikom odprawy emerytalne i rentowe, nagrody jubileuszowe, diety i zwrot kosztów podróży służbowych, czy odprawy oraz odszkodowania z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Podobnie nie od  wszystkich świadczeń na rzecz pracowników pobiera się podatek, ponieważ  obowiązujące w tym zakresie przepisy przewidują wiele zwolnień od PIT. Między innym z tego powodu obliczanie wysokości wynagrodzenia „do ręki” jest dość skomplikowane. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak obliczyć wynagrodzenie netto pracownika krok po kroku.

Pierwszym krokiem w kierunku obliczenia wynagrodzenia netto (do wypłaty) jest pomniejszenie przychodu pracownika o składki na ubezpieczenie społeczne.  Chodzi tutaj o składki w tej części, które są finansowane przez wspomnianego pracownika. Wynoszą one odpowiednio: składka emerytalna – 9,76% podstawy wymiaru, składka na ubezpieczenie rentowe – 1,5%, składka chorobowa – 2,45%, Podstawą wymiaru składek ZUS jest przychód pracownika do celów opodatkowana PIT. Po odjęciu od przychodu (wynagrodzenia brutto) składek otrzymujemy wynagrodzenie zasadnicze, będące podstawą do obliczenia podatku, a konkretne zaliczki na PIT.

Następny krok to pomniejszenie ww. przychodu  o koszty jego uzyskania.  Wysokość tych kosztów jest uzależniona od miejsca zamieszkana pracownika, któremu wypłacane jest wynagrodzenie. Standardowo wynoszą one 250 zł (art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT). Natomiast w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i  podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę – należą mu się podwyższone koszty uzyskania przychodów. Aktualne koszty uzyskania przychodów znajdziesz tutaj.

Odbywa się to na zasadach określonych w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT. Zgodnie z powołanym przepisem podwyższone koszty przysługują twórcom z tytułu korzystania przez nich z praw autorskich oraz artystom wykonawcom z tytułu korzystania z praw pokrewnych (w rozumieniu odrębnych przepisów) lub z tytułu rozporządzania przez nich tymi prawami. Odrębnymi przepisami, do których odsyła powołany wcześniej art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT są unormowania ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Jak wynika z art. 1 ust. 1 tej ustawy, przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór).

Zastosowanie 50% kosztów będzie więc możliwe wówczas, gdy podatnik:
•    jako twórca uzyska przychód za wykonanie czynności będącej przedmiotem prawa autorskiego lub pokrewnego oraz
•    dokona rozporządzenia prawami autorskimi do swojego utworu, czyli gdy przejdą one na zamawiającego utwór lub gdy udzieli licencji na korzystanie z nich.

Wskazane w tym przepisie wyliczenie jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że tylko wymienieni w nim twórcy mają prawo do korzystania z 50% kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli podatnik (w tym także pracownik) spełnia przedstawione warunki, to będzie miał prawo do wspomnianych, preferencyjnych kosztów.

W ten sposób otrzymujemy dochód, który jest podstawą do wyliczenia podatku od wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia (podstawą opodatkowania). Podstawę opodatkowana zawsze zaokrągla się do pełnych złotych.

Kolejnym krokiem – po odjęciu od wynagrodzenia brutto składek na ZUS raz kosztów uzyskania przychodów – jest obliczenie podatku. Jak już wcześniej wspomniano, podstawą do obliczenia zaliczki na PIT jest dochód pracownika, ustalony we wskazany wcześniej sposób. Aby obliczyć wysokość podatku (zaliczki), należy pomnożyć dochód przez obowiązującą stawkę podatkową, tj. 12% lub 32% – w zależności od wysokości tego dochodu. Ta druga, wyższa stawka znajdzie zastosowane w sytuacji, gdy dochód pracownika w trakcie roku przekroczy tzw. pierwszy próg podatkowy w wysokości 120.000 zł.

Następnie obliczoną we wskazany sposób zaliczkę na PIT płatnik ewentualnie pomniejsza o kwotę wolną od podatku. Powinien tak zrobić tylko wówczas, gdy pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym wystąpił o to składając PIT-2. Wspomniana deklaracja PIT-2 jest pisemnym oświadczeniem pracownika składanym pracodawcy w celu prawidłowego obliczenia zaliczek na podatek dochodowy.

Zaliczkę na ten podatek w wysokości 12% dochodu zmniejsza się bowiem o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, czyli o tzw. ulgę podatkową (art. 32 ust. 3 ustawy o PIT). W 2025 roku kwota ta wynosi 300 zł.  Kwotę tę określono w stałej wysokości miesięcznej, przy czym nie jest ona zależna od ilości stosunków pracy łączących danego pracownika z zakładem pracy. Dlatego podlega ona w danym miesiącu odliczeniu przez płatnika tylko raz, w pojedynczej wysokości.Możliwe jest jednak rozwiązanie polegające na tym, że w oświadczeniach o stosowaniu pomniejszenia zaliczek złożonych dwóm pracodawcom podatnik wskaże, że każdy z nich jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą 1/24 kwoty zmniejszającej podatek. Podobnie, w oświadczeniach złożonych trzem pracodawcom podatnik może wskazać, iż każdy z nich jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (art. 31b ust. 3 ustawy o PIT).

Oświadczenia PIT-2 nie składa się, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie. Zatem zachowuje ono moc aż do momentu jego odwołania.

Z tytułu przychodów, o których mowa na wstępie, należy co do zasady naliczać składki na ubezpieczenie zdrowotne, zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniu opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Wysokość takiej składki to 9% podstawy wymiaru (tj. przychodu, który pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika).

Po dokonaniu powyższej operacji i zsumowaniu potrąceń (składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na PIT  oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne) otrzymamy kwotę wynagrodzenia netto do wypłaty pracownikowi, czyli popularne wynagrodzenie na „rękę”.