Programy do zarządzania projektami – jak wybrać najlepsze narzędzie dla działu finansowego?

W przypadku bardzo rozbudowanych projektów proste schematy i struktury to zdecydowanie zbyt mało – program do zarządzania projektami, z którego będzie korzystać dział finansowy, musi być elastyczny. Najlepiej, aby wybrane oprogramowanie umożliwiało rozbicie budżetu i wyodrębnienie w nim m.in. grup kosztów. Taką funkcjonalność posiada program FlexiProject. W ten sposób każdy pojedynczy wydatek można przyporządkować do kategorii nadrzędnej. Daje to pełną kontrolę nad wydatkami, a także pozwala wytypować obszary, w których można ewentualnie poszukać oszczędności.

Nawet drobiazgowo zaplanowany harmonogram prac nad projektem może ulec zmianie – wystarczy zdarzenie losowe. Analogicznie sytuacja prezentuje się w przypadku budżetu. I właśnie dlatego dobry program do zarządzania projektami, z którego będzie korzystał dział finansowy, powinien ułatwiać kontrolę odchyleń od poczynionych założeń. Jak to powinno wyglądać w praktyce? Dobrze, aby:

• Możliwe było określenie, jak będzie wyglądała ścieżka akceptacji zmian.
• Każdy wniosek, również odrzucony, mógł zostać zarchiwizowany.
• Dane były przedstawiane również w formie wizualnej (np. na wykresach).

Szczególnie duże projekty wymagają przygotowania szczegółowego harmonogramu – dzięki niemu wiadomo, kiedy i jakie czynności należy wykonać. Z perspektywy pracowników działu finansowego ważne jest, czy poszczególne pozycje budżetowe można powiązać z zadaniami zaplanowanymi w harmonogramie. Dlaczego? W ten sposób łatwiej zapanować nad finansami – gdyby przesunął się termin wykonania zadania, na realizację którego potrzebne są środki, stosowna informacja automatycznie pojawi się przy dacie wydatku. To oszczędność czasu i sposób na uniknięcie pomyłek.

Projekt to nie tylko koszty, ale również wpływy. Zdarza się jednak, że przychody i wydatki nie pokrywają się w czasie. Wówczas konieczne może być przesunięcie realizacji niektórych punktów planu. Ponieważ zarządzanie budżetem wiąże się z zagadnieniem przepływów finansowych, to dobry program do zarządzania projektami, z którego będzie korzystać dział finansowy, powinien przewidywać możliwość zarządzania przepływami pieniężnymi. Wówczas w każdym momencie będzie można zweryfikować rozkład przychodów i kosztów, a także stworzyć raporty, w oparciu o które będzie można podjąć dalsze kroki.

Aby podejmować racjonalne decyzje, trzeba opierać się na danych. To główny powód, dla którego raportowanie jest kluczową funkcją programu do zarządzania projektami – szczególnie w zakresie informacji finansowych. Narzędzie wspierające pracę działu finansowego powinno pozwalać na przygotowanie złożonych lub prostych raportów w zakresie choćby wpływów, wydatków czy prognoz. Czytelne i dostosowane do potrzeb raporty projektowe, które uwzględniają aktualne informacje, ułatwiają nie tylko dokonanie wyborów, ale też ocenę ryzyka i monitorowanie stopnia zaawansowania projektu.