Jednoosobowe biuro rachunkowe a ustawa o sygnalistach

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwa Finansów, biura rachunkowe niezależnie od liczby zatrudnionych osób, samodzielni księgowi i doradcy podatkowi podlegają nowym obowiązkom ustawowym związanym z ochroną sygnalistów.

Zgodnie z najnowszymi regulacjami prawnymi jednostki działające w sektorze finansowym, w tym także biura rachunkowe będą musiały wdrożyć nowe regulacje niezależnie od liczby zatrudnianych osób.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów weszły w życie 25 września 2024 r. Zgodnie z najnowszymi regulacjami prawnymi jednostki działające w sektorze finansowym, w tym biura rachunkowe będą miały obowiązek wdrożyć nowe regulacje niezależnie od liczby zatrudnianych osób.

Biura rachunkowe dołączyły do katalogu instytucji obowiązanych od 31 lipca 2021 r. zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Dlatego od 31 lipca 2021 r. już każde biuro rachunkowe stało się instytucją obowiązaną i zostało zobowiązane do dostosowania regulacji wewnętrznych do przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.

Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje jednostki do udostępnienia kanałów umożliwiających pracownikom poufne zgłaszanie naruszeń prawa Unii.

Dlatego w świetle aktualnych przepisów należy opracować i wdrożyć procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych wraz z precyzyjnym określeniem zasad przyjmowania zgłoszeń w firmie. Jak wspomniałam powyżej, obowiązek ten będzie dotyczył również biur rachunkowych niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać m.in. wewnętrzną jednostkę lub podmiot zewnętrzny upoważnione do przyjmowania zgłoszeń, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem do kontaktu, jednostkę wewnętrzną (bezstronną!) upoważnioną do podejmowania działań następczych, tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, obowiązek podjęcia działań, obowiązek przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminach określonych w ustawie oraz informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.

Istotnym jest aby procedura była napisana w taki sposób żeby zapewnić ochronę tożsamości sygnalisty oraz osobo, której dotyczy zgłoszenie. Biura rachunkowe będą zobowiązane także do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Rejestr ten powinien obejmować co najmniej dane sygnalisty, informacje o zgłoszeniu, informacje o podjętych działaniach następczych. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze będą przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze.

Pracodawca musi zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Co istotne, biura rachunkowe, które nie wdrożą we wskazanym terminie wymaganych procedur lub będą utrudniać sygnalistom dokonanie zgłoszenia naruszeń prawa narażają się na odpowiedzialność karną.