czynny podatnik VAT

Rejestracja do VAT – kiedy się opłaca i co warto wiedzieć

Rejestracja do VAT – kiedy się opłaca i co warto wiedzieć

Zastanawiasz się, czy warto zarejestrować przedsiębiorstwo klienta jako podatnika VAT? Dla wielu podmiotów to nie tylko obowiązek, ale też realna szansa na poprawę płynności finansowej i uproszczenie rozliczeń – zwłaszcza w kontaktach międzynarodowych. W tekście znajdziesz praktyczne podpowiedzi, kto i kiedy powinien, a kto musi zarejestrować się do VAT, jakie korzyści płyną z tej decyzji i na co warto uważać, aby uniknąć sankcji. Skorzystaj z gotowych przykładów i wskazówek przydatnych w codziennej pracy.

Czym jest rejestracja do VAT i kogo dotyczy

Podatek od towarów i usług jest neutralny, co oznacza, że jego ciężar ponosi finalnie konsument nabywający towar lub usługę. Rozliczenia pomiędzy dwoma czynnymi podatnikami VAT sprowadzają się więc do naliczenia przez nabywcę podatku naliczonego, oraz wykazania podatku należnego przez sprzedawcę. W ten sposób nabywca, choć zapłaci kwotę brutto, zawierającą VAT, ma prawo do zwrotu podatku naliczonego, jeśli podatek naliczony będzie większy, niż podatek należny.

Przykład 1.

Spółka z o.o. – hurtownia mebli – będąca czynnym podatnikiem VAT, w styczniu 2025 roku wykazała następujące operacje gospodarcze podlegające opodatkowaniu:

  1. Faktura zakupu 10 łóżek, kwota VAT – 23.000 zł
  2. Faktura zakupu usług montażu mebli, kwota VAT – 10.000 zł
  3. Faktura sprzedaży mebli gabinetowych, kwota VAT – 19.000 zł

222 „Rozrachunki z tytułu VAT”

Naliczony                                                                                                  Należny

  1. 23 000
  2. 10 000

          33 000

          33 000
  1. 19 000

19 000

Sk) 14 000

33 000

Saldo końcowe na kwotę 14.000 zł świadczy o tym, że podatnikowi przysługuje prawo do zwrotu nadpłaconego podatku naliczonego. Jest ona wynikiem różnicy powstałej z 33.000 zł VAT-u naliczonego i 19.000 zł VAT-u należnego. 

Kim jest podatnik VAT

Podatek VAT z racji na swoją specyfikę, nie dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, a przynajmniej nie w tym powszechnym rozumieniu. Definicja podatnika, według ustawy o podatku od towarów i usług, jest bardzo szeroka.

Według niej działalność gospodarczą prowadzi również osoba fizyczna, nawet jeśli nie zarejestrowała działalności gospodarczej (bo według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie była do tego zobowiązana). W konsekwencji może dojść do powstania obowiązku rejestracji, jako czynny podatnik VAT, osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej.

Czytaj też:

Wsteczna rejestracja do VAT – czy potrzebna korekta

Prawo do odliczenia podatku VAT przed rejestracją jako podatnik VAT czynny (Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 lutego 2025 r., 0112-KDIL1-1.4012.840.2024.1.WK)

Prywatny wynajem krótkoterminowy mieszkania a rejestracja VAT UE

Kiedy rejestracja do VAT jest obowiązkowa

Warto więc pochylić się nad czynnościami, które już od pierwszej transakcji rodzą obowiązek rejestracji do VAT.  Należą do nich, między innymi:

1) Dostawa towarów:

a) Metali szlachetnych, złomu, wyrobów jubilerskich (załącznik nr 12)

b) Towarów akcyzowych (z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i niektórych samochodów)

c) Budynków i budowli w określonych przypadkach

d) Terenów budowlanych

e) Nowych środków transportu

f) Sprzedaży na odległość m.in.:

-       kosmetyków, elektroniki, urządzeń elektrycznych, maszyn (PKWiU 20.42.1, 26, 27, 28)

g) Hurtu i detalu części do pojazdów i motocykli (PKWiU 45.3, ex 45.4)

2) Świadczenie usług:

a) Prawniczych

b) Doradczych (z wyjątkiem doradztwa rolniczego)

c) Jubilerskich

d) Ściągania długów, factoringu.

Kiedy przysługuje zwolnienie podmiotowe z VAT

Jeśli więc przedsiębiorca nie planuje sprzedaży wymienionych towarów i usług, warto zastanowić się nad zwolnieniem podmiotowym, które przysługuje w przypadku pozostałych towarów i usług. Warunkiem skorzystania ze zwolnienia jest to, aby wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym200.000 zł, z wyłączeniemVAT.

Zwolnienie przedmiotowe – brak obowiązku rejestracji do VAT

Jeśli osoba fizyczna, prawna, lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej wykonuje czynności zwolnione przedmiotowo, nie może zrezygnować ze stosowania zwolnienia przedmiotowego (za wyjątkiem rolników ryczałtowych). Jeśli więc przedsiębiorstwo wykonuje czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo, nie ma obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny. W związku z czym nie musi składać deklaracji, ani prowadzić ewidencji VAT. Ponadto zwolnienie przedmiotowe jest nielimitowane.

Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu:

Dowiesz się, kiedy rejestracja do VAT jest obowiązkowa, a kiedy dobrowolna – co ułatwi  udzielenie klientowi właściwej porady, już od pierwszej transakcji.

Poznasz konkretne korzyści z bycia czynnym podatnikiem VAT – m.in. prawo do odliczenia podatku naliczonego i możliwość odzyskania nadpłat.

Zyskasz praktyczne przykłady księgowań – pomocne w codziennej ewidencji operacji VAT i wyliczaniu wysokości zwrotu.

Zorientujesz się, jakie czynności obligują do rejestracji VAT już od początku działalności – także w przypadku osób fizycznych bez zarejestrowanego przedsiębiorstwa.

Poznasz warunki szybszego zwrotu VAT (nawet w 25 dni) – przydatne w optymalizacji płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Polecamy też:

Skutki rejestracji przez rolnika jako czynny podatnik VAT

Prawo do rejestracji jako podatnik VAT czynny z datą faktycznego rozpoczęcia działalności gospodarczej (Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 sierpnia 2024 r., 0112-KDIL3.4012.393.2024.2.EW)

Rejestracja VAT przez podatnika dokonującego nakładów inwestycyjnych

Czy prywatny wynajem lokali użytkowych należy zgłosić do VAT?

Sprzedaż przez rolnika ryczałtowego produktów rolnych a status czynnego podatnika VAT

Pytanie: Podatnik prowadzi dzielność gospodarczą w zakresie usług budowlanych, jest czynnym podatnikiem VAT. Poza tą działalnością prowadzi gospodarstwo rolne i z tytułu zakupów związanych z tym gospodarstwem odlicza podatek VAT. Czy w takiej sytuacji przy sprzedaż produktów rolnych (tuczników) fakturę powinien wystawić nabywca jako fakturę RR? Czy w przypadku kiedy obroty z JDG w zakresie usług budowlanych, nie przekraczają 200.000 tys. zł., a obrót ze sprzedaży tuczników (działalność rolnicza) wynosi 500.000 zł podatnik może wyrejestrować się z VAT jeśli czynnym podatnikiem jest od 5 lat?
Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • Czy wartość sprzedaży produktów rolnych przez rolnika wpływa na prawo do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT w przypadku równoczesnego prowadzenia działalności gospodarczej?

Polecamy też:

Czy sezonowy wynajem mieszkania wymaga rejestracji w charakterze podatnika VAT

Czy sezonowy wynajem mieszkania wymaga rejestracji w charakterze podatnika VAT

Pytanie: Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej wynajmuje mieszkanie na krótkie terminy. Działalność prowadzi bez dodatkowych usług i tylko w sezonie letnim. Korzysta z platformy Booking.com. Czy jeżeli nie prowadzi działalności gospodarczej, to powinna odprowadzać VAT od importu usług i wypełniać deklarację VAT-9M? Czy podatnik powinien zarejestrować się jako podatnik VAT?
Czy radca prawny występujący jako kurator i pełnomocnik z urzędu, jest podatnikiem VAT

Czy radca prawny występujący jako kurator i pełnomocnik z urzędu, jest podatnikiem VAT

Pytanie: Podatnik nie prowadzi dzielności gospodarczej. Jest radcą prawnym, który występuje jako kurator i pełnomocnik z urzędu (to właściwie analogiczne funkcje). Otrzymuje postanowienia z sądu w sprawie wypłaty wynagrodzenia za sprawowane funkcje. Z trzech sądów otrzymał wynagrodzenie bez VAT, natomiast w czwartej sprawie sąd przyznał mu wynagrodzenie z podatkiem. W żadnym z nich nie mam uzasadnienia, które zawierałoby wyjaśnienie, dlaczego podatek uwzględniono albo dlaczego nie. Czy taki podatnik powinien zarejestrować się jako podatnik VAT czynny?
W jakim terminie można zrezygnować z bycia czynnym podatnikiem VAT

W jakim terminie można zrezygnować z bycia czynnym podatnikiem VAT i przejść na ryczałt w PIT

Pytanie: Osoba fizyczna zatrudniona na umowę o pracę na czas nieokreślony zakupiła w 2016 roku na rynku wtórnym mieszkanie, które od tamtej pory wynajmuje. Płaci ryczałt 8,5% i po roku rozlicza się z tych przychodów, składając PIT-28. W październiku 2023 roku osoba ta zawarła umowę przedwstępną na zakup lokalu użytkowego z przeznaczeniem na wynajem krótkoterminowy dla studentów. We wrześniu 2024 roku złożyła NIP-7 i VAT-R celem zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, przy czym fakturując usługę najmu, osoba ta będzie korzystała ze zwolnienia na mocy art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Pierwsza faktura została wystawiona za październik 2024 roku i w listopadzie została złożona deklaracja VAT-7. Czy w przedstawionej sytuacji osoba ta powinna przejść automatycznie z ryczałtu stosowanego wobec najmu mieszkania zakupionego w 2016 roku i również wystawiać faktury z VAT „ZW” i w konsekwencji płacić PIT w wysokości 17%, czy też podatek w innej wysokości? Czy i w jakim terminie można zrezygnować z bycia czynnym podatnikiem VAT i przejść z powrotem na ryczałt?
Czy radca prawny będący kuratorem i pełnomocnikiem z urzędu

Czy radca prawny będący kuratorem i pełnomocnikiem z urzędu powinien zarejestrować się jako podatnik VAT czynny

Pytanie: Podatnik nieprowadzący dzielności gospodarczej będący radcą prawnym występuje jako kurator i pełnomocnik z urzędu (to właściwie analogiczne funkcje). Otrzymuje postanowienia z sądu ws. wypłaty wynagrodzenia za sprawowane funkcje. Z trzech sądów otrzymał wynagrodzenie bez VAT, natomiast w czwartej sprawie sąd przyznał mu wynagrodzenie z podatkiem. W żadnym z nich nie mam uzasadnienia, które zawierałoby wyjaśnienie, dlaczego podatek uwzględniono albo dlaczego nie. Czy taki podatnik powinien zarejestrować się jako podatnik VAT czynny?
Młody podatnik zgłosił w gminie do CEIDG rozpoczęcie 1 lutego działalności i był mylnie przekonany, że zgłoszenie do rejestru VAT zrobi urzędnik gminy.

Jak postąpić w przypadku składania JPK_VAT przez podmiot niezarejestrowany dla potrzeb VAT

Pytanie: Młody podatnik zgłosił w gminie do CEIDG rozpoczęcie 1 lutego działalności i był mylnie przekonany, że zgłoszenie do rejestru VAT zrobi urzędnik gminy. Nie uczynił tego. W lutym i marcu podatnik zachowywał się jak podatnik zrejestrowany w VAT. Składał JPK_VAT i deklaracje. W kwietniu zorientował się, że nie ma go w rejestrze podatników VAT. W dniu 24 kwietnia dokonał elektronicznego zgłoszenia VAT-R, wpisując datę 1 lutego (wsteczną, do wpisania do rejestru). Urzędnik urzędu skarbowego wyjaśnił mu, że może się stać vatowcem dopiero od 25 kwietnia. Przedsiębiorca od lutego wszystkie dokumenty rozliczał jak vatowiec. Czy mógł złożyć VAT-R aktualizacyjny w maju z podaniem daty rejestracji od 1 lutego, aby nie dokonywać korekt już zaksięgowanych dokumentów w VAT, począwszy od lutego? A jeśli nie, to jak należało dokonywać ich korekt?

Czy jest możliwa zapłata na rachunek, który nie jest wskazany na białej liście

Pytanie: Spółdzielnia otrzymała faktury za zakupiony towar, na którym widnieje rachunek bankowy, nie jest on ujęty w wykazie na białej liście w MF. Kontrahent przesłał raport z e-urzędu skarbowego, na którym numer konta jest wykazany. Czy możemy zapłacić za faktury z wykazanym na fakturze rachunkiem? Czy mimo wszystko rachunek ten powinien być na białej liście w MF?
Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • Czy można opłacić fakturę na rachunek, który nie jest na białej liście podatników VAT.
  • Jakie konsekwencje wiążą się z zapłatą na rachunek spoza białej listy.

Polecamy też:

Wykreślenie podatnika z rejestru czynnych podatników VAT. Ważna uchwała NSA

Płatności na rachunek spoza białej listy – jakie sankcje grożą podatnikom

Ponowne dokonywanie płatności na rachunek spoza „białej listy”

Prowadzimy działalność gospodarczą jako agencja ubezpieczeniowa i z tego tytułu otrzymujemy prowizję.

Kiedy nie można wyrejestrować się z rejestru podatników VAT

Pytanie: Prowadzimy działalność gospodarczą jako agencja ubezpieczeniowa i z tego tytułu otrzymujemy prowizję. W działalności mamy także wynajmowane lokale użytkowe, które są opodatkowane 23% VAT. Z dniem 31 grudnia 2023 r. wycofaliśmy nieruchomość z ewidencji i od 1 stycznia 2024 r. wynajmujemy ją prywatnie. Z tytułu wynajmu nieruchomości w roku 2023 nie przekroczyliśmy kwoty 200.000 zł. Łącznie, razem z ubezpieczeniami kwota ta została przekroczona. Czy w związku z tym, że z najmu kwota ta nie została przekroczona, mogliśmy z dniem 31 grudnia 2023 r. wyrejestrować się, jako podatnik VAT?
Jakie są skutki sprzedaży samochodu przez rolnika będącego czynnym podatnikiem VAT

Jakie są skutki sprzedaży samochodu przez rolnika będącego czynnym podatnikiem VAT

Pytanie: Rolnik będący czynnym podatnikiem VAT zamierza sprzedać samochód osobowy osobie nieprowadzącej działalności gospodarczej. Pojazd nie był używany w prowadzonym gospodarstwie i rolnik nie odliczał VAT z faktur za zakup tego samochodu. Nie odliczał też VAT od paliwa ani napraw. Czy może sprzedać ten pojazd na umowę kupna-sprzedaży, czy musi wystawić fakturę VAT i naliczyć 23-proc. podatek?
Przywrócenie do rejestru podatników VAT. Ważne wskazówki

Przywrócenie do rejestru podatników VAT. Ważne wskazówki

Korzyści 
  • Poznasz zasady wpisu podatnika do rejestru VAT
  • Dowiesz się, kiedy podatki może być wykreślony z rejestru VAT
  • Sprawdzisz jakie warunki należy spełnić by ponownie być w rejestrze

Jakie kwoty uwzględniamy przy ustalaniu statusu małego podatnika VAT

Pytanie: Jak liczyć limit małego podatnika? Czy bierzemy pod uwagę sprzedaż netto oraz VAT należny wykazany w JPK_VAT, czy doliczamy jeszcze inne przychody, które nie są wykazywane w JPK, np. noty obciążeniowe, różnice kursowe dodatnie, odszkodowania?

Obowiązujące na gruncie VAT pojęcie małego podatnika definiuje art. 2 pkt 25 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że przez małego podatnika rozumie się najczęściej podatnika, u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro.

Wyjątek stanowią podatnicy prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, zarządzający alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu; podatnicy tacy są małymi podatnikami, jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro.

Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

Jak wyliczyć limit do małego podatnika w VAT.

Sprawdź też:

Sprawdź, jakie limity podatkowe obowiązują w 2024 roku

Sprzedaż samochodu osobowego wykupionego z leasingu przez podatnika zwolnionego z VAT

Czy wykreślenie podatnika z rejestru czynnych podatników VAT w związku z zastosowaniem tzw. blokady STIR wymaga formy decyzji podatkowej?

Uchwała NSA: Wykreślenie podatnika z rejestru czynnych podatników VAT

Czy wykreślenie podatnika z rejestru czynnych podatników VAT w związku z zastosowaniem tzw. blokady STIR wymaga formy decyzji podatkowej? Poznaj skutki uchwały NSA w składzie  7 sędziów o sygn. akt I FPS 3/23.

Z założenia każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą musi być podatnikiem VAT.

Zwolnienie podmiotowe z VAT vs. czynny podatnik VAT. Praktyczne zestawienie korzyści

Z założenia każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą musi być podatnikiem VAT. Lecz nie w każdych okolicznościach. Istnieją bowiem kategorie podmiotów mogących korzystać ze zwolnienia z VAT. Zwolnienie od tego podatku może przysługiwać ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów bądź też z uwagi na rodzaj sprzedawanych towarów albo świadczonych usług.

Czy wykreślenie podatnika z rejestru czynnych podatników VAT w związku z zastosowaniem tzw. blokady STIR wymaga formy decyzji podatkowej?

Wykreślenie podatnika z rejestru czynnych podatników VAT. Ważna uchwała NSA

Czy wykreślenie podatnika z rejestru czynnych podatników VAT w związku z zastosowaniem tzw. blokady STIR wymaga formy decyzji podatkowej? Poznaj skutki uchwały NSA w składzie  7 sędziów (sygn. sygn. I FPS 3/23).

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.