akta osobowe pracownika

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – komentarz do zmian wchodzących w życie 19 marca 2025 roku

Zmianę wprowadza rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U z 2025 r., poz. 335). Związana jest ona z wejściem w życie przepisów wprowadzających nowe uprawnienie - uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców hospitalizowanych dzieci urodzonych przedwcześnie oraz hospitalizowanych noworodków (dodany art. 1802 Kodeksu pracy).

Nowe dokumenty w części B akt osobowych pracownika

Od 17 maja obowiązują zmiany w dokumentacji pracowniczej. To konsekwencja nowelizacji Kodeksu pracy obowiązującej od 26 kwietnia 2023 r.

Oskar Sobolewski

Dokumentacja pracownicza i akta osobowe pracownika – kolejne zmiany

Pod koniec kwietnia 2023 roku wchodzi w życie kolejna nowelizacja Kodeksu pracy. Pracownicy będą mogli skorzystać m.in. ze zwolnienia od pracy ze względu na siłę wyższą czy urlopu opiekuńczego. Tego rodzaju informacje będą przechowywane w aktach osobowych pracownika. Chodzi przede wszystkim o wnioski pracownika. Sprawdź, na jakie zmiany w 2023 roku trzeba przygotować się w dokumentacji pracowniczej i aktach osobowych.

Korzyści 

Z wideoszkolenia, które przygotował Oskar Sobolewski z Debaty Emerytalnej, dowiesz się:

  • Ile wyniesie wynagrodzenie za dzień zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej
  • W jakim wymiarze w roku kalendarzowym będzie przysługiwało pracownikowi zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej
  • Ile wyniesie wynagrodzenia za dzień urlopu opiekuńczego
  • W jakim wymiarze w roku kalendarzowym będzie przysługiwało pracownikowi zwolnienie od pracy z powodu urlopu opiekuńczego
  • Jakie nowe wnioski i dokumenty pracownika znajdą się w części B akt osobowych pracownika

Obejrzyj także inne wideoszkolenia o najnowszych zmianach w prawie pracy:

W 2023 roku rząd planuje kolejne zmiany w prawie pracy – krótki przegląd Portalu FK

Wpłaty do PPK – przypominamy o terminie 1–17 kwietnia 2023 r.

Rewolucja na rynku pracy – zmiany w urlopach rodzicielskich, urlopach wypoczynkowych, umowach na czas określony

Portal FK informuje: od 2024 roku rząd chce oskładkować umowy zlecenia

Na temat dokumentacji pracowniczej przeczytasz także tutaj:

Czy każdy pracodawca musi wyodrębnić w aktach osobowych nową część E

Jak właściwie wprowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą – pobierz wzory 7 dokumentów

Dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości trafi do akt osobowych pracownika

Dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości trafi do akt osobowych pracownika

Dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości trafi do akt osobowych pracownika

Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, pracodawcy będą musieli przechowywać w aktach osobowych pracownika. To samo dotyczy dokumentacji w zakresie dopuszczenia osoby do wykonywania pracy zdalnej. Tak wynika z projektowanych przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

akta osobowe

Prowadzenie akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 r. będą zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych. Oglądając warsztat dowiesz się jakie nowe obowiązki spoczywać będą na pracodawcy, a także czy rozporządzenie unijne w zakresie ochrony danych osobowych (RODO) wpłynęło na obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

akta osobowe

Poznaj nowe przepisy w sprawie prowadzenia akt osobowych po 31 grudnia 2018 r.

Od 1 stycznia 2019 r. dotychczasowe rozporządzenie z 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zastąpi nowe z 2018 r. - w sprawie dokumentacji pracowniczej. Co się zmieni?

W części C akt osobowych pracodawca przechowuje porozumienie o niewypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop

Pytanie:  Czy porozumienie dotyczące urlopu, który przechodzi na umowę na czas nieokreślony (świadectwo pracy wystawiane 24 miesiące po zatrudnieniu na okres próbny lub określony) należy przechowywać w części C akt osobowych? 

Informację o zmianach godzin pracy należy ująć w aktach pracownika

Pytanie:  Pracownik jednostki budżetowej złożył podanie o zmianę godzin pracy. Przez dwa miesiące, zamiast w godzinach 7.00-19.00 chce pracować w godzinach 8.00-20.00. Czy taką modyfikację należy uwzględnić w aktach osobowych? Czy w dokumentacji pracowniczej trzeba ujmować również pisma związków zawodowych o zwolnieniu ze świadczenia pracy w danym dniu przewodniczącej lub jej zastępcy?

Akta osobowe - wykaz B - wzór

Pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdej osoby zatrudnionej na umowę o pracę oddzielną teczkę akt osobowych. Tutaj znajdziesz przykład części B, w której należy gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Akta osobowe - wykaz A - wzór

Pracodawca powinien założyć i prowadzić oddzielną teczkę akt osobowych dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Teczka składa się z trzech części. Tutaj znajdziesz wykaz A.

Zakres obowiązków - wzór

Pracodawca zawierając z pracownikiem umowę o pracę określa rodzaj pracy, która ma być przez pracownika wykonywana. Ponadto pracodawca może dodatkowo określić zadania pracownika wynikające z umowy o pracę w formie zakresu czynności (zakresu obowiązków).
Informację tę przechowuje się w części B akt osobowych, a tutaj znajdziesz przykładowy wzór zakresu obowiązków dla pracownika.

Akta osobowe - wykaz C - wzór

Pracodawca powinien założyć teczkę akt osobowych dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie: umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę. Tutaj znajdziesz przykład części C, w której należy gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Aktualizacja dokumentów w części B akt osobowych

Pytanie:  Zatrudniamy aktualnie 6 pracowników. Kilku z nich zatrudnionych jest w naszej firmie od ponad dziesięciu lat. Jak poprawnie aktualizować akta pracownicze (chodzi mi szczególnie o część B akt pracowniczych)? Obecnie nie posiadamy w firmie regulaminu pracy i regulaminu płacy. Obowiązywał do 2006 r. Obowiązującą informację wymaganą art. 23 Kodeksu pracy posiadają w aktach wszyscy pracownicy. Czy należy usunąć z akt pracowników informacje o zapoznaniu się z regulaminem pracy podpisaną w czasie jego obowiązywania (2003 r.)? Co z zaświadczeniami lekarskimi i zaświadczeniami ze szkoleń BHP? Czy należy usuwać zaświadczenia z poprzedniego okresu zatrudnienia i zostawiać tylko te najbardziej aktualne?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych

Pytanie:  Jakie dokumenty poza kwestionariuszem osobowym, zaświadczeniem lekarskim, szkoleniem bhp powinny być dołączone przy zawieraniu umowy o dzieło, a jakie przy umowie zlecenie? Jeżeli pracownik posiada aktualne badanie lekarskie wykonane u pracodawcy X, to pracodawca Y musi wysyłać pracownika na badania? Jak powinny być przechowywane tego typu umowy w aktach osobowych, czy tez dopuszczalne jest ich przechowywanie w osobnych segregatorach?

Sposób prowadzenia akt osobowych pracownika

Pytanie: Jeżeli pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2009 r. na czas nieokreślony to czy jego teczkę akt osobowych można po prostu przełożyć do roku 2010? Czy też w 2010 r. trzeba założyć nową teczkę z kopiami tych samych dokumentów i z nowym numerem teczki akt osobowych? Czy mam powtórzyć ten sam numer?

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.