Jak uniknąć błędów przy refakturowaniu mediów i rozpoznaniu przychodu

Jeżeli strony w umowie najmu lub refakturze nie wskażą okresów rozliczeniowych za media, to przychód należny z tytułu refaktury powstanie dopiero w dniu wystawienia refaktury.

Jak wynika z ugruntowanego stanowiska organów podatkowych (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 24 października 2018 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.365.2018.1.DP oraz interpretacja indywidualna z 5 września 2022 r., 0111-KDIB1-3.4010.410.2022.2.AN), refakturowanie należy do czynności, które nie zostały zdefiniowane w prawie podatkowym. Polega ono na zafakturowaniu odsprzedaży usług bez doliczania jakiejkolwiek marży.

Celem refakturowania jest przeniesienie wyłożonych kosztów przez podmiot refakturujący, na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał, mimo że podmiot refakturujący fizycznie danej usługi nie świadczy. Refakturowanie usług nastąpić może pod warunkiem, że strony łączy umowa określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym, zaś refakturowanie jest jedynie sprzedażą uboczną służącą realizacji zawartej umowy. Ponadto odbiorca faktury jest równocześnie odbiorcą refakturowanych usług, a z zawartej umowy wynika, że taka usługa jest przedmiotem świadczenia i odrębnego fakturowania.

z, Za datę powstania przychodu, uważa się (z zastrzeżeniem ust. 1e, 1h-1j i 1n-1p), dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

• wystawienia faktury albo
• uregulowania należności
  (art. 14 ust. 1c ustawy o PIT)

Datą powstania przychodu w przypadku świadczenia usług jest zatem dzień wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności (o powstaniu przychodu decyduje to z wymienionych zdarzeń, które wystąpi jako pierwsze).

Jeżeli strony ustaliły, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, datą powstania przychodu jest ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku (art. 14 ust. 1e ustawy o PIT).

Strony umowy zatem w dużej mierze decydują, jak będzie powstawał przychód z tytułu refakturowania. W praktyce dla celów podatku dochodowego możemy wyróżnić dwa momenty rozpoznania przychodu.

Jeżeli z umowy lub faktury wynika, że refakturowane usługi są rozliczane w okresach rozliczeniowych, to związany z nimi przychód będzie powstawał w ostatnim dniu takiego okresu rozliczeniowego, nie rzadziej niż raz w roku (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 maja2018 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.68.2018.2.JG). Przykładowo, jeśli refaktura dotyczy grudnia, momentem powstania przychodu jest 31 grudnia, mimo że faktura została wystawiona w późniejszych okresach.

Jeżeli z zawartych umów nie wynika, że refaktury będą rozliczane w okresach rozliczeniowych, bowiem nie wskazano w nich żadnych ram czasowych, za który należy dokonać uregulowania wzajemnych należności/zobowiązań, to moment uzyskania przychodu z tytułu obciążenia strony kosztami określa się na podstawie zasad ogólnych wynikających z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT. W takim przypadku za dzień powstania przychodu z refaktury uznaje się dzień jej wystawienia.

Jak bowiem wskazał organ podatkowy w interpretacji indywidualnej z 5 grudnia 2016 r., nr 1462-IPPB3.4510.950.2016.1.AG: „W przypadku refakturowania mamy do czynienia z wykonaniem przez refakturującego usługi innej, niż usługa, której refakturowanie dotyczy. Z uwagi, iż podmiot refakturujący jest jedynie pośrednikiem w przekazywaniu opłat pomiędzy podmiotem faktycznie świadczącym usługi a rzeczywistym ich odbiorcą przychód należny z tytułu refakturowania usług powinien być wykazany w dacie wystawienia refaktury, niezależnie jakiego okresu dotyczy refaktura (…).”

Refakturowanie mediów w kontekście podatku dochodowego jest uzależnione od postanowień umowy między stronami. W przypadku ustalenia okresów rozliczeniowych, przychód powstaje w ostatnim dniu okresu. Jeśli umowa nie określa tych okresów, przychód uznaje się za należny w dniu wystawienia refaktury. Podatnicy dokonujący refakturowania powinni zadbać o precyzyjne określenie zasad rozliczeń, aby uniknąć niejasności w zakresie obowiązków podatkowych.