Kalkulator wynagrodzenia za urlop okolicznościowy

Przepisy prawa pracy przewidują pewne kategorie zwolnień od pracy oraz okresy jej niewykonywania, za które zatrudniony zachowuje prawo do należności wyliczanej tak jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy z tą jednak różnicą, iż składniki płacowe ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca pojawienia się płatnego okresu nieświadczenia pracy.   

W myśl § 1 rozporządzenia ministra pracy i Polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, przyczynami usprawiedliwiającymi absencję zatrudnionego w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie. Zalicza się do nich także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Na mocy przywołanego aktu prawnego, pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika m.in. na czas obejmujący:

• 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

• 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką. Wspomniane zwolnienia od pracy określa się mianem urlopu okolicznościowego, za który przysługuje należność, do skalkulowania której służy właśnie kalkulator urlopu okolicznościowego.

Do wyliczenia w prawidłowy sposób wynagrodzenia za urlop okolicznościowy niezbędne jest wprowadzenie do kalkulatora takich danych jak:

1.     Miesiąc, za który ma być skalkulowana należność urlopowa. Na podstawie tej informację kalkulator urlopu okolicznościowego wskaże liczbę godzin nominalnych w wybranym miesiącu. 

2.     Kwotę składników wynagrodzenia w podziale na stałe i zmienne.

3.     Czas faktycznie przepracowany w miesiącu korzystania przez pracownika z urlopu okolicznościowego.  

4.     Liczbę godzin urlopu okolicznościowego.  

Przy ustalaniu wynagrodzenia za płatny urlop okolicznościowy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z jednym bardzo ważnym zastrzeżeniem. Otóż składniki płacowe ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca pojawienia się płatnego okresu nieświadczenia pracy (§ 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

Dokonując wyliczeń na tym etapie decydująca jest nominalna ilość godzin do przepracowania w danym miesiącu, albowiem to właśnie przez nią należy podzielić wartość stałego miesięcznego wynagrodzenia. W dalszej kolejności trzeba ustalić wysokość wynagrodzenia za czas okolicznościowego zwolnienia od pracy ze składników o charakterze zmiennym. 

Przy rachowaniu wynagrodzenia za urlop okolicznościowy, podobnie jak przy liczeniu należności za urlop wypoczynkowy, nie uwzględniamy: 

• składników wskazanych w § 6 ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych, nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego czy należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej);
• premii uznaniowych niemających charakteru roszczeniowego (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77) – chodzi tu np. o premie przyznawane swobodną decyzją pracodawcy;
• wynagrodzenia wypłacanego z tytułu zawieranych z macierzystym pracodawcą umów cywilnoprawnych (wyrok SN z 4 marca 2008 r., sygn. akt II PK 183/07);
• należności wypłacanych celem zrekompensowania zatrudnionemu poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np.: ekwiwalentów za pranie i konserwację odzieży roboczej, diet i innych należności przysługujących zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej;
• świadczeń pozapłacowych typu pakiety medyczne finansowane przez zakład pracy, bony z ZFŚS lub ze środków obrotowych itp. 

 W celu ustalenia finalnej kwoty wynagrodzenia za urlop okolicznościowy konieczne jest: 

• wyznaczenie podstawy obliczeń z uwzględnieniem w niej stałych i zmiennych składników pensji przysługujących pracownikowi w miesiącu, w którym wystąpił urlop,

• skalkulowanie stawki godzinowej ze stałych elementów pensji poprzez podzielenie ich kwoty przez nominalny czas pracy z miesiąca pojawienia się „okolicznościowej“ nieobecności,

• wyliczenie stawki godzinowej ze zmiennych składników płacy w drodze podzielenia ich sumy wypłaconej w miesiącu, w którym udzielono pracownikowi urlopu okolicznościowego przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu przez podwładnego,

• zsumowanie zmiennej i stałej stawki godzinowej,

• pomnożenie obliczonej stawki za godzinę przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie zwolnienia od pracy w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie udzielono mu urlopu okolicznościowego.

Zdarza się, że pracownik wynagradzany zmiennymi i stałymi składnikami pensji, w miesiącu, w którym przebywał na urlopie okolicznościowym, miał wypłacone jedynie  stałe elementy pensji. W takiej sytuacji, mimo nieotrzymania przez podwładnego składników o charakterze zmiennym, metodologia wyliczeń kwoty należnej za omawiany urlop nie ulega zmianie. Potwierdza to stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 2 lipca 2010 r. (znak pisma: GPP-110-4560-38-1/10/PE/RP).

W ostatecznym rozrachunku kalkulator wskazuje:

• wynagrodzenie urlopowe ze składników stałych;
• wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych;
• łączne wynagrodzenie za urlop okolicznościowy.

Polecamy porady ekspertów dotyczące urlopów:

• Jak wyliczyć wynagrodzenie dla pracownicy, która wróciła z urlopu wychowawczego

• Czy wnioskowanie o urlop wypoczynkowy i jego akceptacja może być drogą e-mailową

• Zawieszenie działalności gospodarczej a wysłanie pracownika na bezpłatny urlop

Sprawdź pozostałe kalkulatory dotyczące wynagrodzeń:

• Kalkulator wynagrodzenia z umowy o pracę

• Kalkulator dodatkowego wynagrodzenia rocznego

• Kalkulator wynagrodzeń brutto - netto

• Kalkulator wynagrodzenie z umowy zlecenia

• Kalkulator dodatku za pracę w godzinach nocnych

• Kalkulator lista płac

• Kalkulator wynagrodzenia z umowy o dzieło