Do prawidłowego sporządzenia listy płac wymagana jest przede wszystkim umiejętność prawidłowego wyznaczania wysokości wynagrodzenia brutto oraz kwot należności publicznoprawnych w postaci składek ZUS i należności podatkowych. Potrzebna jest więc m.in. znajomość przepisów Kodeksu pracy, ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Trzeba oczywiście także znać treść zapisów aktów wewnątrzzakładowych odnoszących się do szeroko rozumianych kwestii wynagrodzeniowych.

Wśród podstawowych składowych listy płac powinniśmy wymienić:

• nazwę pracodawcy,
• oznaczenie i/lub nazwę listy płac oraz wskazanie miesiąca, którego lista dotyczy,
• imię i nazwisko zatrudnionego/zatrudnionych,
• kwoty świadczeń brutto należnych za dany miesiąc,
• kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek zusowskich,
• kwoty składek ZUS,
• podstawę naliczania i kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,
• potrącenia ustawowe (np. zajęcia komornicze, alimentacyjne) i dobrowolne,
• wynagrodzenie netto oraz kwotę do wypłaty,
• numery stron,
• datę sporządzenia listy,
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej.