Jak elektroniczny obieg dokumentów pomaga różnym działom w firmach?

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) można wprost określić jako wysoce ustrukturyzowane i niezawodne narzędzie elektroniczne, dzięki któremu możliwe jest kompleksowe zarządzanie pełnym spektrum dokumentacji krążącej w strukturach organizacji.

EOD to system informatyczny, wielomodułowa platforma lub zespół narzędzi pozwalający na usprawnienie realizacji procesów biznesowych opartych na dokumentach zarówno w postaci cyfrowej, jak i papierowej. Tworzy on czytelne, uporządkowane oraz cyfrowe przestrzenie dla dokumentów, począwszy od codziennych formularzy (np. najnowsza partia faktur do zapłacenia), na rocznych umowach z klientami kończąc.

Standaryzacja, usystematyzowanie i koordynacja przepływu dokumentów w organizacji to główny cel EOD. Efekt? Łatwiejsze i bardziej transparentne zarządzanie zadaniami wymagającymi współpracy i dystrybucją informacji.

Efektywn yobieg dokumentów, faktur, pism przychodzących, dzienników korespondencji, szczegółowej dokumentacji projektu, a także natychmiastowy dostęp do archiwum dokumentów, listy obecności pracowników, obsługi zadań, rachunku itd. to clou funkcjonowania Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Nie zapominajmy, oczywiście, o gwarancji najwyższego poziomu bezpieczeństwa informacji oraz, tak ważnej obecnie, możliwości pracy zdalnej z dokumentacją znajdującą się w systemie.

Ktoś kiedyś powiedział, że oszczędność napędza innowacyjność, a jedynym sposobem wydostania się z ciasnego pudełka jest wymyślenie sobie drogi na zewnątrz. Fundamentalną i najbardziej mierzalną korzyścią dla firmy, wynikającą z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów w strukturach organizacyjnych, jest bez wątpienia oszczędność czasu. Osiąga się ją poprzez m.in.:

• szybsze wprowadzanie dokumentów do systemu (technologia OCR, automatyczne odczytywanie dokumentów),

• szybsze procesowanie pism,

• błyskawiczne wyszukanie dokumentów,

• krótszy czas przygotowywania zestawień i raportów,

• konsolidację systemu EOD z programem księgowym lub innymi firmowymi narzędziami ERP,

• zintensyfikowanie obsługi klienta, czego efektem jest większe zadowolenie kontrahentów i szersze możliwości współpracy.

Każda oszczędność czasu przekłada się na wymierne ograniczenie kosztów prowadzenia biznesu.

Jak elektroniczny obieg dokumentów pomaga różnym działom w firmach? EOD przenosi strategię zarządzania dokumentami o poziom wyżej, konwertując pliki papierowe na format elektroniczny oraz spajając w sposób przemyślany i bezpieczny obieg dokumentów w organizacji.

Pisma, faktury, listy, zestawienia, dokumenty etc. są ewidencjonowane oraz skanowane bezpośrednio do systemu, a następnie metryka jest automatycznie uzupełniana przez OCR. Wszystkie dokumenty są przekazywane zgodnie z ustalonym schematem, którego podstawowym celem jest lepsze nimi administrowanie przy jednoczesnym uproszczeniu obiegu informacji. W efekcie procesy biznesowe stają się mniej skomplikowane, a praca bardziej zoptymalizowana.

Co ważne, na rynku istnieją już elastyczne platformy, które umożliwiają dostosowywanie obiegów do potrzeb organizacji. To oznacza, że elektroniczny obieg dokumentów można dowolnie rozbudowywać i modyfikować zarówno na etapie wdrożenia, jak i funkcjonowania systemu, a także w przypadku reorientacji procedur i struktur organizacyjnych.

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur kosztowych to sposób na realne obniżenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa, usprawnienie kontroli wydatków i podniesienie jakości dekretacji.

Prawidłowo wdrożony workflow faktur zapewnia bezbłędną rejestrację i procesowanie każdego typu faktur zakupowych (kosztowych, materiałowych) oraz ich odpowiednią korektę wartościową i ilościową. Możliwość dwustronnej wymiany danych z systemem ERP oraz mechanizmem OCR pozwala zautomatyzować rejestrację dokumentów, przy jednoczesnym wyeliminowaniu konieczności ponownego wprowadzania istniejących już danych.

Elektroniczny Obieg Dokumentów daje możliwość przyspieszenia i lepszego kontrolowania całego procesu pracy nad umowami w firmie. Pracownicy korzystający z systemu mają dostęp do zarejestrowanych umów w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mogą np. szybko reagować w momencie kontaktu z klientem. Ponadto zabezpieczone przez EOD kontrakty w formie elektronicznej można również monitorować pod kątem tego, kto i kiedy miał do nich dostęp.

Elektroniczny obieg umów:

• przyspiesza proces pracy nad kontraktami,

• pozwala generować szablony umów,

• usprawnia komunikację i wprowadzanie zmian w dokumentach,

• optymalizuje etap akceptacji umów i ich sygnowanie zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej,

• daje możliwość pełnej kontroli terminowości każdego etapu pracy nad umową,

• pozwala na bezpieczne przechowywanie dokumentów w elektronicznym repozytorium i zapewnia łatwy dostęp do umów osobom do tego uprawnionym.

EOD to realne wsparcie na każdym etapie cyklu życia umowy, począwszy od wygenerowania umowy, po proces nanoszenia uzgodnionych z klientem zmian i zbierania niezbędnych podpisów.

Elektroniczny obieg umów to możliwość szybkiego wyszukiwania konkretnych dokumentów zarówno po słowach kluczowych, jak i w formie pełnotekstowej, co zdecydowanie skraca proces poszukiwania danego pisma. Pracownicy korzystający z firmowego workflow mogą śledzić umowę w czasie całego jej obiegu i mają wgląd w to, kto w danej chwili nad nią pracuje.

Jak efektywnie wyeliminować obieg papieru oraz zminimalizować koszty obsługi fizycznej korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej? Jak uniknąć rozproszenia informacji i swobodnie nawigować w ich gąszczu? Można to zrobić z poziomu jednego panelu, który pozwala m.in. na łatwe i szybkie przełączanie się pomiędzy korespondencją dla danego działu firmy.

Elektroniczny obieg korespondencji w firmie to m.in.:

• przejrzystość wszystkich operacji związanych z obsługą pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych,

• porządek w dokumentacji,

• natychmiastowy przepływ kluczowych informacji,

• pełna kontrola nad terminami i wykonaniem wyznaczonych zadań,

• doskonała korelacja pomiędzy korespondencją przychodzącą i wychodzącą (transparentność przebiegu procesów biznesowych),

• możliwość definiowania zastępstw dla obsługi danej korespondencji w przypadku nieobecności pracownika.

Przy dużej skali biznesu zapewnienie kontroli nad obiegiem korespondencji wymaga sporych nakładów. Cyfryzacja tego procesu to właściwie podstawa funkcjonowania nowoczesnych firm. Elektroniczny obieg korespondencji w ramach EOD ułatwia zarządzenie korespondencją i przepływ informacji i zapewniając dodatkowo transparentne podejście do współpracy z kontrahentami.

Jak skutecznie i efektywnie wdrożyć nowe osoby w wykonywanie obowiązków? Jak dopilnować wszystkich zadań, jakie czekają nowego pracownika oraz osoby biorące udział w procesie? Elektroniczny obieg onboardingu to przede wszystkim krótszy czas wdrożenia nowych pracowników w struktury organizacyjne i biznesowe firmy, a także gwarancja, że wszystkie czynności związane z przygotowaniem miejsca ich pracy zostały sfinalizowane przed startem okresu zatrudnienia.

Realizacja procesu wdrożenia pracownika w ramach EOD to m.in.:

• zdefiniowanie poszczególnych etapów procesu wdrożenia pracownika i kolejności ich realizacji,

• przeprocesowanie dokumentów formalnych oraz ewidencjonowanie badań pracowniczych,

• przekazanie podstawowe informacje o firmie, dokumentach, regulaminach,

• udzielenie dostępów do systemów informatycznych,

• przeprowadzenie podstawowych szkoleń i tzw. orientacji pracownika,

• przypisanie odpowiedzialności za realizację konkretnych zadań w procesie,

• możliwość stałego monitorowania postępów onboardingu oraz stopnia gotowości do przyjęcia pracownika,

• checklista zadań z przypisaniem jednostki organizacyjnej i opiekuna danego zadania.

Pracownik, który nie jest właściwie przygotowany do przyjęcia nowych obowiązków, który nie czuje się zaaklimatyzowany w nowym miejscu pracy, nie będzie przekonany do pozostania w danej organizacji. Efektywnie przeprowadzony onboarding wpływa pozytywnie nie tylko na motywację nowego pracownika, ale również na wizerunek firmy, stanowiąc tym samym jeden z ważniejszych elementów employer brandingu.

Podsumowując, korzystanie z wszechstronnej, a jednocześnie łatwej wkonfiguracji i prostej w obsłudze platformy do Elektronicznego Obiegu Dokumentów, podnosi wydajność procesów biznesowych w różnych obszarach działalności firmy, jedocześnie wspomagając jej otwartość na zmiany i rozwój.