Dlaczego warto korzystać z programu do faktur online?

Jak już wspominaliśmy, wystawianie faktur i innych dokumentów sprzedażowych nie jest dobrowolne. Jest obowiązkowe. Skoro jest taki obowiązek, to warto, żeby zrobić z tego łatwe zadanie, które zajmuje mało czasu. Jak można to zrobić?

Warto korzystać z programu do faktur online, który najbardziej odpowiada potrzebom Twojego biznesu. Bo wystawianie dokumentów w takim programie może połączyć kilka interesów. W czym może Ci pomóc takie oprogramowanie? Oto kilka z obszarów:

• automatyzacja procesów,
• kontakt z kontrahentami,
• przyspieszenie płatności,
• generowanie raportów i niezbędnych dokumentów,
• weryfikacja kontrahentów,
• porządek w dokumentach.

Program do faktur online może służyć Tobie za centrum dowodzenia firmą.

Wiesz już w jakich obszarach może Ci pomóc program do faktur online, ale jeszcze nie wiesz w jaki sposób. Aby Ci to przybliżyć, posłużymy się przykładem aplikacji Faktura.pl, która działa na rynku od ponad 20 lat.

Program do faktur online może zautomatyzować wiele procesów, które są uciążliwe dla przedsiębiorców. Takim przykładem jest wpisywanie danych kontrahenta, na którego wystawiana jest faktura. Warto sprawdzić, czy program do faktur online ma automatyczne zaciąganie danych na podstawie NIP. W związku z tym program dodatkowo zweryfikuje Twojego kontrahenta, czy dopełnił niezbędnych formalności i czy jest na białej liście podatników VAT. Większość aplikacji ma taką funkcję i do nich zalicza się m.in. Fakutra.pl.

Wystawiasz te same faktury regularnie (miesiąc, dwa tygodnie itp.) tylko zmieniasz datę wykonania usługi? W Faktura.pl możesz zautomatyzować ten proces, wybierając datę, kiedy dana faktura ma być wystawiona i od razu wysłana na mail Twojego kontrahenta.

Bezsprzecznie zautomatyzowanie wysyłki dokumentów do Twoich partnerów biznesowych może poprawić z nimi relację. Warto na potrzeby takiej wysyłki stworzyć personalną wiadomość, która byłaby wysyłana do wybranego kontrahenta. W Faktura.pl można to połączyć z wysyłką SMS, która dodatkowo przypomni o wystawionym dokumencie. Kiedy kurier dostarcza paczkę to miło oprócz maila dostać również SMS, prawda? Z odbieraniem dokumentów kosztowych działa to tak samo.

Szybkie dostarczenie faktury nie gwarantuje jednak, że zostanie ona szybko opłacona. Kontrahent może nawet zobaczyć dokument, ale jego opłacenie zostawi na później, ponieważ wiąże się to z otwarciem aplikacji bankowej i uzupełnieniem danych do przelewu. To zajmuje trochę czasu, którego może brakować Twojemu kontrahentowi akurat w momencie otrzymania faktury.

Możesz mu pomóc skrócić czas opłacania faktury za pomocą przycisku natychmiastowej płatności, który umieścisz na wystawionym dokumencie. Po kliknięciu w niego kontrahent od razu przejdzie do bramki płatniczej, gdzie momentalnie dokona płatności. To rozwiązanie sprawi nie tylko to, że dostaniesz szybciej środki za dostarczenie towaru lub wykonanie usługi, ale i pozwoli zaoszczędzić czas Twojemu kontrahentowi.

Nie zapominaj, że jednym z Twoich najważniejszych kontrahentów jest księgowa. Zdarza Ci się czasami dostać od niej prośbę, żebyś wygenerował jakiś raport lub JPK? A może chciałbyś jej ułatwić pracę i sprawić, że takie raporty byłyby generowane za pomocą kilku kliknięć? Taka funkcja jest dostępna m.in. w Faktura.pl, gdzie wirtualny segregator pozwala zachować porządek w dokumentach. To znacznie ułatwi załatwianie formalności nie tylko Tobie, ale też i Twojej księgowej.

Nie można zapominać również i o przedsiębiorcach, którzy dosłownie wypisują faktury w papierowych bloczkach. Takie osoby również muszą zaopatrzyć się w program do faktur online. Powodem jest prawo ustalone przez Unię Europejską.

Komisja Europejska wydała dyrektywę, która nakazuje krajom członkowskim wdrożenie elektronicznego systemu do wystawiania i przesyłania elektronicznych faktur. Wszystkie Państwa, w tym Polska, mają czas na wdrożenie tego rozwiązania do 2028 r.

Z tego też powodu Ministerstwo Finansów zaczęło wcielać w życie Krajowy System e-Faktur. To rozwiązanie miało zostać wprowadzone obligatoryjnie już w lipcu 2024, jednak wykryto niedoskonałości w systemie. Z tego powodu termin wdrożenia przesunięto na początek 2026 roku. Do tego czasu każdy z polskich przedsiębiorców powinien zarejestrować się w programie do faktur online.

Przy wyborze programu do faktur online koniecznie zwróć uwagę na to, czy program jest zintegrowany i zgodny z Krajowym Systemem e-Faktur.

__________________________________________________________________________________________________

Jeżeli jeszcze nie masz programu do faktur online, to zdecydowanie warto zaopatrzyć się w takie narzędzie. Na przykładzie Faktura.pl pokazaliśmy, jak to może ułatwić życie przedsiębiorcy. Rejestracja we wspomnianym programie nic nie kosztuje, a jego użytkowanie jest darmowe przez pierwszy miesiąc, dzięki czemu sprawdzisz czy ta aplikacja faktycznie ułatwi Ci prowadzenie biznesu.