E-fakturę można przechowywać w wersji papierowej

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji nr IBPP2/4512 936/15/MG wyjaśnił, żeprzepisy dopuszczają, aby faktury były przechowywane w innej niż oryginalna formie.

Przy czym istotne jest, aby zachowany został warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Sprawdź też:

Faktury elektroniczne mogą być drukowane i przechowywane w formie papierowej

KOMENTARZ EKSPERTA

Szymon Raut
doradca podatkowy, kancelaria podatkowa Paczuski Taudul

Podatnicy obecnie mają możliwość wyboru postaci, w której będą przechowywali otrzymywane faktury. Sposób przechowywania nie jest uzależniony od postaci, w której została dostarczona faktura.

Obecnie stanowisko organów podatkowych w kwestii formy przechowywania faktur jest dość liberalne. Jednak jeszcze kilka lat temu organy podatkowe nie zgadzały się na przechowywanie faktur w innej formie niż ta, w której pierwotnie została otrzymana faktura.

Oczywiście obecna swoboda w zakresie formy przechowywania faktury nie oznacza zupełnej dowolności. Organ podatkowy w interpretacji nr IBPP2/4512 936/15/MG wskazuje, że sposób przechowywania faktur ma umożliwiać organom bezzwłoczny do nich dostęp.

Ponadto wskazuje, że faktury należy archiwizować w podziale na okresy rozliczeniowe, aby łatwo można było je odnaleźć i przy ewentualnej kontroli zweryfikować.

Należy w tym miejscu podkreślić, że organ nie ocenił systemu przechowywania/archiwizacji faktur zaproponowanego przez wnioskodawcę, a jedynie wskazał, że jeżeli są zachowane warunki dotyczące autentyczności, integralności i czytelności faktury, to podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia.

Oznacza to, że prawdziwy test zgodności z obowiązującymi przepisami – tak jak rozumieją je organy podatkowe – system ten przejdzie dopiero w toku kontroli podatkowej.

Z zagadnieniem przechowywania faktur wiąże się również długość okresu, przez który należy zachować faktury. Okres ten jest uzależniony od długości okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który może niekiedy wynieść niemal 6 lat.

Należy pokreślić, iż podatnicy VAT, którzy mają siedzibę w Polsce, są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Natomiast podatnicy, którzy chcieliby przechowywać faktury poza Polską są zobowiązani do ich przechowywania w formie elektronicznej, aby organy miały do nich zapewniony dostęp online.

Dotyczy to zarówno podmiotów z siedzibą w Polsce, jak i poza nią. Stąd też należy stwierdzić, iż przechowywanie faktur poza Polską jest możliwe jedynie, jeżeli są one archiwizowane w postaci elektronicznej.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 lutego 2016 r., nr IBPP2/4512 936/15/MG