Nowe obowiązki związane z rejestrem umów w podmiotach publicznych

Na mocy ustawy z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa nowelizująca) zmodyfikowane zostały m.in. przepisy ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Modyfikacja ta polega na zmianie brzmienia niektórych regulacji tej ustawy, a także na dodaniu do niej nowych artykułów 34a i art. 34b. Podstawowym celem nowelizacji jest przeciwdziałanie zachowaniom korupcyjnym w życiu publicznym, w tym także przez zapewnienie jawności i przejrzystości finansów publicznych. Ma temu służyć m.in. wprowadzenie od 1 lipca 2022 roku centralnego rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych. Do jego prowadzenia – w formie systemu teleinformatycznego – został zobowiązany Minister Finansów.

Dzięki temu każdy zainteresowany będzie mógł sprawdzić, ile środków finansowych wydatkował dany podmiot publiczny (np. urząd gminy) i w jakim celu. Dotyczy to zwłaszcza wydatkowania pieniędzy w ramach zamówień publicznych, z pewnymi ograniczeniami przewidzianymi w ustawie. Zasadą ma być bowiem, że dane zawarte w rejestrze umów będą powszechnie dostępne.

Autorzy nowelizacji powołali się w tym zakresie na doświadczenia innych krajów, wskazawszy na przykład Słowacji, gdzie istnieje jeden centralny rejestr umów zawieranych przez odpowiedniki polskich jednostek sektora finansów publicznych. Podobne rozwiązanie funkcjonuje w prawie czeskim.

Dane do rejestru będą wprowadzać kierownicy jednostek sektora finansów publicznych. Będą one generalnie obejmować informacje dotyczące umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Do tej pory tego rodzaju dane były sporadycznie publikowane na stronach BIP poszczególnych jednostek, względnie udostępniane przez nie na wniosek zainteresowanych, na zasadach określonych w powołanej ustawie.

Rejestr umów prowadzony przez MF będzie obejmował:

• numer umowy – o ile taki nadano;
• datę i miejsce zawarcia umowy;
• okres obowiązywania umowy;
• oznaczenie stron umowy (w tym przedstawicieli stron);
• określenie przedmiotu umowy;
• wartość przedmiotu umowy;
• informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych będą musieli zamieszczać informacje w rejestrze bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy. Wyjątek dotyczy informacji o umowach objętych prawnymi ograniczeniami w tym zakresie, wynikającymi m.in. z przepisów ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. W szczególności w rejestrze nie będzie wolno publikować informacji o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Chodzi tutaj głównie o informacje, którym nadano klauzulę zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub którym muszą towarzyszyć, na podstawie odrębnych przepisów, szczególne środki bezpieczeństwa lub jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa.

Nowe regulacje przewidują sankcje za naruszenie przepisów w tym zakresie. Za niewykonanie lub niedopuszczenie do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów albo za podanie w nim nieprawdziwych danych – będą grozić kary grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.

Regulacje dotyczące rejestru umów zaczną obowiązywać od 1 lipca 2022 r. Przy czym z przepisów przejściowych – a konkretnie z art. 13 wspomnianej na wstępie ustawy nowelizującej – wynika, że w rejestrze umów będą zamieszczane informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie tej ustawy.