korekta błędów księgowych

Zadbaj o procedury kontrolne w jednostce

Zrozumienie natury, przyczyn i skutków błędów w księgach rachunkowych jest kluczowe dla każdego przedsiębiorstwa dążącego do utrzymania transparentnej i rzetelnej dokumentacji finansowej. Odpowiednie zarządzanie ryzykiem oraz skuteczne procedury kontrolne stanowią fundamenty zapobiegania i rozwiązywania problemów księgowych, które mogą zagrozić stabilności i reputacji firmy.

Czasem jednak błąd księgowy może być niewidoczny dla odbiorcy sprawozdania finansowego. Najbardziej szczegółowa struktura sprawozdania (wg załącznika nr 1 do UoR) pozwala na stwierdzenie, czy błąd rzeczywiście zaistniał. Jednak patrząc na strukturę wg załącznika nr 4 pewne zmiany mogą być niewidoczne (przykładowo prezentacyjnie w aktywach trwałych niecelowe pomylenie pozycji inwestycje długoterminowe i należności długoterminowe będzie niewidoczne z punktu widzenia odbiorcy sprawozdania finansowego). Może być to także przesłanką do braku konieczności dokonywania korekty, jeżeli nie wystąpiły inne błędy lub pomyłki.

Czym jest błąd księgowy

Błąd księgowy to pominięcie lub nieprawidłowe rozpoznanie i ujęcie operacji gospodarczej w ewidencji. Przyczyn błędu może być kilka:

1)     pomyłka w kalkulacjach (arytmetyczna),

2)     brak właściwego zastosowania polityki rachunkowości,

3)     niedopatrzenie, często rozumiane jako brak dochowania należytej staranności,

4)     mylna interpretacja zdarzenia lub ich ciągu,

5)     oszustwo księgowe.

Produktem końcowym księgowań przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, czy też zespół zarządzany przez ta osobę jest sprawozdanie finansowe, które może zostać zniekształcone.

Błąd wykryty przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego

Wiarygodność informacji o wykryciu błędu, a co za tym idzie ewentualnej korekcie sprawozdania finansowego może być uzależniona od momentu, w którym nieprawidłowość zostanie wykryta (przed zatwierdzeniem sprawozdania lub po zatwierdzeniu)

W przypadku wystąpienia pierwszej sytuacji należy dokonać odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych oraz ponownie sporządzić sprawozdanie finansowe. Odmiennie sposób postępowania będzie wyglądał, jeżeli sprawozdanie to zostało już zatwierdzone.

Przyjąć należy, że właściwa klasyfikacja faktu popełnienia błędu księgowego dotyczącego poprzedniego okresu obrachunkowego to:

1)     pominięcie i/lub brak prawidłowości w sprawozdaniach finansowych jednostki za poprzednie lata obrotowe,

2)     błędy wskazujące na istotne zniekształcenie danych w zatwierdzonych sprawozdaniach,

3)     błędy powodujące możliwość uznania ich za zaburzające zasadę wiernego i rzetelnego obrazu (ang. true and fair view) w myśl art. 4 ust. 1 UoR, powodujące zaburzenie jasności i rzetelności w odniesieniu do sytuacji majątkowej, finansowej, czy chociażby wyniku finansowego jednostki.