Wydatki biurowe w kosztach firmy – sprawdź, które wydatki można zaliczyć do kosztów podatkowych

Sprawa dotyczyła podatnika prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, który jest pośrednikiem kredytowym i współpracuje z określoną firmą. W tej firmie, ze względu na charakter pracy, każdy pracownik prowadzi działalność gospodarczą. Podatnik pełni funkcję kierownika zespołu, nadzorując i wdrażając innych współpracowników, którzy także prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Zarówno wnioskodawca, jak i pozostali współpracownicy mają siedziby firm w swoich mieszkaniach. Ze względu na obowiązki kierownicze niektórzy współpracownicy pracują także w mieszkaniu wnioskodawcy.

Podatnik uważał, że wydatki na: kawę, herbatę, wodę, napoje, saturator, cukier, ciastka, środki czystości, papier toaletowy, ręczniki kuchenne, tabletki do zmywarki, sól do zmywarki, płyn nabłyszczający do zmywarki, naczynia (tj. szklanki, kubki, talerzyki, sztućce), odkamieniacz do ekspresu i tabletki czyszczące – może zaliczyć do kosztów podatkowych.

Wyjaśnił, żekoszty, które będzie ponosił na zakup ww. artykułów będą miały bezpośredni wpływ na lepszą wydajność oraz zadowolenie pracowników, są więc bezpośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów.

Dodatkowo, zakup napojów służy też zachowaniu bezpieczeństwa pracy, szczególnie w okresie letnich upałów. Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy wskazują, że zapewnienie wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów w ciągu całej zmiany roboczej należy do obowiązku pracodawcy.

Organ podatkowy przyznał podatnikowi rację. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Podatnik może zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że wykaże jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Na podatniku spoczywa ponadto obowiązek udowodnienia związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym wykazania, że ich poniesienie wpłynęło na wysokość osiągniętych przychodów.

Organ podatkowy przypomniał, że brak wymienienia wydatku w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie oznacza automatycznego uznania go za koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z orzecznictwem, kluczowym kryterium jest ocena związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem, czyli wpływu poniesionego kosztu na osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła. Poniesienie wydatku musi być racjonalne w kontekście prowadzonej działalności gospodarczej, a jego celowość należy oceniać indywidualnie, biorąc pod uwagę charakter działalności oraz potencjalny wpływ wydatku na przychody. 

Wydatki na wskazane we wniosku artykuły spożywcze i środki czystości mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez współpracowników.

Do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej zalicza się wyłącznie wydatki z nią związane. Jeśli więc działalność jest prowadzona w mieszkaniu, bądź domu w oddzielnym pomieszczeniu, koszty poniesione na utrzymanie czystości tego pomieszczenia można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów podatkowych można zaliczyć tylko te koszty, które faktycznie poniesiono w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Dyrektor KIS uznał, że wydatki na zakup artykułów spożywczych i środków czystości, z których korzystają współpracownicy pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła przychodów. Wydatki te nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Podatnik może ująć w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej poniesione wydatki na: kawę, herbatę, napoje i środki czystości, z których korzystają współpracownicy.

Źródło: interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 30 stycznia 2025 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.820.2024.2.MAP