Jak w 2019 roku ewidencjonować koszty dotyczące firmowych aut

Wprowadzone od początku 2019 roku zmiany wymuszają nie tylko konieczność analizowania ponoszonych nakładów pod kątem podatkowym, lecz też wprowadzenie zmian w sposobie księgowania kosztów dotyczących tych aut. W księgach rachunkowych należy uwzględnić wpływ ograniczeń, które wprowadzono w związku z użytkowaniem samochodów osobowych.

Zmiany w księgach powinny dotyczyć samochodów osobowych używanych na podstawie umów leasingu, najmu, dzierżawy. Obecnie nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. W przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym kwota limitu wynosi 225.000 zł.

Ograniczenie to ma zastosowanie do samochodów w sytuacji, gdy umowy leasingu zawarto lub zmieniono po 1 stycznia 2019 r.

W przypadku gdy umowa leasingu została zawarta lub zmieniona po 1 stycznia 2019 r., limitowaniu będą podlegały zarówno rata, jak i VAT niepodlegający odliczeniu. W każdym przypadku odrębnemu limitowaniu będą podlegały koszty eksploatacji.

Przykład 1.

Podatnik 2 stycznia 2019 r. zawarł umowę leasingu auta o wartości 156.000 zł razem z VAT niepodlegającym odliczeniu – podatnik nie wykorzystuje auta wyłącznie do działalności gospodarczej.

Opłata wstępna netto to 16.100 zł, a rata miesięczna 1.200 zł.

Należy ustalić proporcję 150.000/156.000 = 0,9615. Za pomocą tej proporcji będą dzielone koszty na podatkowe i niepodatkowe w odniesieniu do opłat za leasing.

Opłatę wstępną w księgach ujmiemy następująco:

1. Faktura za opłatę wstępną i odliczenie 50% VAT

• Wn Rozliczenie zakupu 17.951,50 zł,
• Wn VAT naliczony 1.851,5 zł (50% z 3.703 zł),
• Ma Rozrachunki z dostawcami 19.803 zł.
• Wn Usługi obce – leasing stanowiący koszty uzyskania przychodu 15.456 zł,
• Wn Usługi obce – leasing niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 644 zł,
• Wn VAT niepodlegający odliczeniu stanowiący koszty uzyskania przychodu 1.777,44 zł,
• Wn VAT niepodlegający odliczeniu niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 74,06 zł,
• Ma Rozliczenie zakupu 1.7951,50 zł.

2. Zarachowanie kosztów

W sytuacji, gdy w firmie przyjęto zasadę, że VAT niepodlegający odliczeniu jest ujmowany łącznie z kosztem usługi (cena nabycia), wtedy ewidencja byłaby prostsza:

Ujęcie raty w księgach będzie następujące:

1. Faktura za opłatę wstępną i odliczenie 50% VAT

• Wn Rozliczenie zakupu 17.951,50 zł,
• Wn VAT naliczony 1.851,5 zł (50% z 3.703 zł),
• Ma Rozrachunki z dostawcami 19.803 zł.
  • Wn Usługi obce – leasing stanowiący koszty uzyskania przychodu 17.233,44 zł,
  • Wn Usługi obce – leasing niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 718,06 zł,
  • Ma Rozliczenie zakupu 1.338 zł.

2. Zarachowanie kosztów

Następnie każda rata 1.500 zł miesięcznie netto też będzie podlegała takiemu podziałowi:

Ujęcie raty w księgach będzie następujące:

1. Faktura za ratę miesięczną i odliczenie 50% VAT

• Wn Rozliczenie zakupu 1.338 zł,
• Wn VAT naliczony 138 zł (50% z 276 zł),
• Ma Rozrachunki z dostawcami 1.476 zł.
• Wn Usługi obce – leasing stanowiący koszty uzyskania przychodu 1.152 zł,
• Wn Usługi obce – leasing niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 48 zł,
• Wn VAT niepodlegający odliczeniu stanowiący koszty uzyskania przychodu 132,48 zł,
• Wn VAT niepodlegający odliczeniu niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 5,52 zł,
• Ma Rozliczenie zakupu 1.338 zł.

2. Zarachowanie kosztów

W sytuacji, gdyby w przedsiębiorstwie przyjęto zasadę, że VAT niepodlegający odliczeniu jest ujmowany łącznie z kosztem usługi (cena nabycia), ewidencja byłaby prostsza:

Ujęcie raty w księgach będzie następujące:

1. Faktura za ratę miesięczną i odliczenie 50% VAT

• Wn Rozliczenie zakupu 1.338 zł,
• Wn VAT naliczony 138 zł (50% z 276 zł),
• Ma Rozrachunki z dostawcami 1.476 zł.
  • Wn Usługi obce – leasing stanowiący koszty uzyskania przychodu 1.284,48 zł,
  • Wn Usługi obce – leasing niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 53,52 zł,
  • Ma Rozliczenie zakupu 1.338 zł.

2. Zarachowanie kosztów

Przykład 2.

Opłata miesięczna za najem auta osobowego z umowy zawartej w styczniu 2019 roku obejmuje czynsz, ale też zryczałtowaną opłatę za gotowość podstawienia auta zastępczego i serwisowanie auta. Kwota opłaty to 2.000 zł. Podatnik będzie musiał uzyskać informację, jaka część tej kwoty dotyczy:

• tzw. czystego najmu – ta kwota będzie kosztem niepodatkowym w wysokości przekraczającej część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy,
• dodatkowych opłat o charakterze raczej eksploatacyjnym – ta część będzie rozliczana zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, tj. jeśli nie będzie prowadzona ewidencja taka jak w VAT, to KUP wyniesie tylko 75% tej kwoty powiększonej o VAT niepodlegający odliczeniu.

Obecnie nie stanowi kosztów uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Oznacza to, że podatnik, aby udowodnić wyłączne używanie auta na potrzeby firmy, będzie musiał zgłosić samochód do US na druku VAT-26 oraz prowadzić ewidencję.

Poniesione wydatki, które podlegają limitowaniu w związku z samochodami osobowymi, obejmują także VAT, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony VAT, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

Przykład 3.

Spółka ABC ma auto wprowadzone do ewidencji środków trwałych, ale niezgłoszone na druku VAT-26 do US. Dotychczas odliczano od wydatków związanych z tym autem 50% VAT. Od 2019 roku dodatkowo limitowane są koszty uzyskania przychodu – tylko 75% kwoty netto powiększonej o VAT niepodlegający odliczeniu będzie KUP.

Rozliczenie faktury za paliwo na kwotę 246 zł brutto będzie przebiegało następująco:

Porównanie ustalenia kosztów w 2018 i 2019 roku

Wariant I

Koszty w 2019 roku będą zaksięgowane następująco, jeśli spółka ujmuje zapasy w cenach zakupu:

1. Ujęcie faktury i odliczenie VAT

• Wn Rozliczenie zakupu 334,5 zł,
• Wn VAT naliczony 34,5 zł,
• Ma Rozrachunki z dostawcami 369 zł.

2. Ujęcie kosztu

• Wn Zużycie materiałów paliw i energii stanowiące KUP 225,00 zł,
• Wn Zużycie materiałów paliw i energii niestanowiące NKUP 75,00 zł,
• Wn Podatki i opłaty – VAT niepodlegający odliczeniu KUP 25,87 zł,
• Wn Podatki i opłaty – VAT niepodlegający odliczeniu NKUP 8,63 zł,
• Ma Rozliczenie zakupu 334,5 zł.

W przypadku stosowania cen zakupu konieczny jest podział każdej kategorii kosztów na stanowiące i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Niezbędne jest też dokładne dzielenie kwot zużytego paliwa (netto) i VAT niepodlegającego odliczeniu.

Wariant II

Gdyby spółka do ujmowania zapasów stosowała ceny nabycia, ujęcie byłoby nieco prostsze:

1. Ujęcie faktury i odliczenie VAT

• Wn Rozliczenie zakupu 334,5 zł,
• Wn VAT naliczony 34,5 zł,
• Ma Rozrachunki z dostawcami 369 zł

2. Ujęcie kosztu

• Wn Zużycie materiałów paliw i energii stanowiące KUP 250,88 zł,
• Wn Zużycie materiałów paliw i energii niestanowiące KUP 83,63 zł,
• Ma Rozliczenie zakupu 334,5 zł.

Sprawdź też:

Samochód w firmie. Na co warto zwrócić uwagę od 2019 roku?