Kalkulator krajowej podróży służbowej

Pracownikowi wysłanemu w krajową podróż służbową przysługują m.in. diety, zwrot kosztów przejazdów, zwrot kosztów noclegów. Skorzystaj z kalkulatora krajowej podróży służbowej, aby bez kłopotu rozliczyć delegację pracownika. Podmioty ze sfery budżetowej, rozliczając się z pracownikiem z odbytych przez niego w obrębie Polski wyjazdów odbywanych w związku ze świadczoną pracą, muszą kierować się postanowieniami rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

W tym drugim przypadku, pracodawcy mają swobodę, jednak bezwzględnie muszą przestrzegać jednego warunku: wysokość diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) nie może być ustalona na poziomie niższym niż dieta przysługująca za delegację na obszarze kraju pracownikowi budżetówki, która obecnie wynosi 45 zł.  

   Delegacje krajowe - zasady rozliczania diet w krajowej podróży służbowej

Zwrot kosztów przejazdów następuje w wysokości obejmującej cenę biletu oraz związane z nim opłaty dodatkowe (w tym wydatki na miejscówkę) lub zwrot w kwocie wynikającej z kilometrówki – w przypadku podróżowania prywatnym pojazdem.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej (np. pociąg, samolot, autobus, prom), a także jego rodzaj i klasę określa podmiot zatrudniający. Pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów przejazdu obejmujących nie tylko cenę biletu, ale także związane z nim opłaty dodatkowe, w tym wydatki na miejscówkę.

Pracownikowi przebywającemu w krajowej delegacji trwającej co najmniej 10 dni należy się zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (środkiem transportu wyznaczonym przez pracodawcę) do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Na wniosek podwładnego pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w delegacji krajowej nienależącym do zakładu pracy samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem.

W takich przypadkach zatrudnionemu należny jest zwrot kosztów w kwocie będącej iloczynem ilości kilometrów przejechanych w celu odbycia podróży służbowej (ustalonej na podstawie wypełnionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu) i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej przez pracodawcę.  

Aby ten zwrot korzystał w całości ze zwolnienia podatkowo-składkowego, wspomniana stawka nie może być wyższa niż zapisana w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).  

W razie nieuzasadnionej i samowolnej zmiany środka transportu, pracodawca ma prawo odmówić zwrotu wydatków w części przewyższającej koszty przejazdu wskazanym przez niego środkiem transportu.

Wspomniana ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

• dane pracownika używającego dany pojazd (wraz z adresem zamieszkania),
• numer rejestracyjny auta i pojemność silnika,
• numerację wpisów zawierających informacje odnośnie wykonanych jazd w danym okresie,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby pokonanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
• podpisy pracownika i pracodawcy. 

Zwrot kosztów noclegów w krajowej podróży slużbowej następuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki krajowej diety (tj. nie wyższej niż 900 zł) albo – w razie nieprzedłożenia rachunku – zwrot w formie ryczałtu, który za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli 67,50 zł.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zwrócić wydatki za nocleg w hotelu, stwierdzone rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa powyżej. Chodzi tu np. o sytuacje, w których brak jest wolnych miejsc w tańszych hotelach w miejscowości, w której pracownik przebywał w czasie podróży służbowej.

Zwrot z tytułu noclegu w delegacji krajowej nie przysługuje:

1) gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg,

2) kiedy pracodawca uzna, że delegowany miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,

3) za czas przejazdu w delegacji.

Za każdą rozpoczętą dobę delegacji krajowej podwładnemu przysługuje:

• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli obecnie 9 zł (20% x 45 zł) lub
• zwrot udokumentowanych kosztów korzystania z komunikacji miejskiej (jeśli zgodzi się na to pracodawca).

Ww. ryczałtu nie wypłaca się, gdy pracownik nie ponosi koszów dojazdów.  

Przykładowy katalog innych, niezbędnych wydatków związanych z podróżą, w odniesieniu do których zatrudnionemu należy się zwrot, wskazano w § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Obejmuje on:

• opłaty za bagaż,
• opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
• postój w strefie płatnego parkowania,
• miejsca parkingowe,
• inne konieczne wydatki wiążące się bezpośrednio z przebywaniem w delegacji. 

Świadczenie pracy na wyjeździe najczęściej wiąże się z występowaniem dodatkowych kosztów. Ponieważ do ich ponoszenia zobligowany jest pracodawca, przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują instytucję zaliczki na poczet przewidywanych wydatków w podróży służbowej.

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty delegacji krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

W ostatecznym rozrachunku kalkulator wskazuje - na podstawie wprowadzonych przez użytkownika informacji dotyczących odbytej podróży służbowej – kwotę należności (w tym diet i ryczałtów) przysługujących za krajową delegację.