Korekty odpisu na ZFŚS trzeba dokonać do 31 grudnia

Każdy pracodawca, który utworzył zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), musi urealnić odpis na ten fundusz w końcu roku kalendarzowego. W 2023 r. podstawą naliczania odpisu na ZFŚS są kwoty:

• przeciętnego wynagrodzenia miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r., w wysokości 4.434,58 zł – od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r.;
• przeciętnego wynagrodzenia miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r., w wysokości 5.104,90 zł – od 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.

Stawki procentowe odpisu na ZFŚS i jego zwiększeń wynoszą:

• na jednego zatrudnionego, nie będącego pracownikiem młodocianym, ani wykonującym prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – 37,5%;
• na jednego pracownika młodocianego – 5%, 6% i 7%, odpowiednio w pierwszym, drugim i trzecim roku nauki;
• na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – 50%;
• na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności – 6,25% (fakultatywne zwiększenie odpisu);
• na każdego emeryta i rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną – 6,25% (fakultatywne zwiększenie odpisu);
• na każdą zatrudnioną osobę, u pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczyli na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu – 7,5% (fakultatywne zwiększenie odpisu) (art. 5 ust. 2-5a ustawy o ZFŚS).

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia, przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Przepis ten stosuje się zarówno przy obliczaniu planowanej liczby zatrudnionych, jak i faktycznej liczby zatrudnionych, ustalanej w końcu roku.

Pracodawca może dokonać obliczeń posługując się, według swojego wyboru, jedną z trzech metod:

• metodą średniej arytmetycznej – polegającą na zsumowaniu liczby osób zatrudnionych we wszystkich dniach roboczych albo kalendarzowych miesiąca, a następnie podzieleniu wyniku przez liczbę tych dni (roboczych albo kalendarzowych);
• metodą uproszczoną – polegającą na zsumowaniu liczby pracowników z pierwszego i ostatniego dnia danego miesiąca kalendarzowego, a następnie podzieleniu wyniku przez 2;
• metodą średniej chronologicznej – polegającą na obliczeniu sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca, a następnie podzieleniu wyniku przez 2.

W następstwie skorygowania kwoty odpisu na ZFŚS, z uwzględnieniem faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, może okazać się, że wysokość odpisu przekazanego na rachunek bankowy funduszu, w terminie do 30 września, obliczona na podstawie planowanego stanu zatrudnienia, jest:

1. taka sama,
2. niższa, albo
3.  wyższa

w porównaniu do kwoty ustalonej w oparciu o faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych.  

W pierwszym przypadku, pracodawca nie musi podejmować żadnych czynności, w drugim przypadku – powinien niezwłocznie dokonać wpłaty uzupełniającej, zaś w trzecim przypadku – może pomniejszyć odpis za kolejny rok o kwotę nadpłaty lub wycofać nadpłatę z funduszu.

Dokonanie omawianej korekty jest powinnością pracodawców, którzy w 2022 roku tworzyli ZFŚS. Za niewywiązanie się z tego obowiązku grożą dotkliwe sankcje finansowe. Jak bowiem stanowi art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.