Jak długo firma ma obowiązek przechowywać dokumenty pracownicze?
Tylko w odniesieniu do specyficznych dokumentów istnieje wymagany okres ich przechowywania. Jak wyjaśnia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (www.archiwa.gov.pl): „Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B"). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie 50 lat od ustania stosunku pracy”.
Co do innych dokumentów tworzonych w trakcie zatrudnienia pracownika nie ma przepisów, wskazujących jak długo powinny być przechowywane. Z tego względu takie dokumenty jak np. listy obecności, listy środków czystości, czy karty urlopowe nie muszą być w firmie przechowywane, po upływie okresu, w którym były potrzebne. Jednakże dokumenty dotyczące kwestii, które często budzą spór pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem warto przechowywać przez 3 lata, bo tyle trwa okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.
Warto, więc przechowywać przez 3 lata od dnia zakończenia stosunku pracy pracownika (albo od czasu zakończenia okresu rozliczeniowego) takie dokumenty jak: karty ewidencji czasu pracy, harmonogramy czasu pracy, wykresówki z tachografu.
Natomiast obowiązek przechowywania danych z tachografu dotyczy przedsiębiorcy lub jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, który prowadzi działalność w zakresie instalacji, w tym aktywacji, napraw lub sprawdzania pod względem zgodności z wymaganiami rozporządzenia Komisji (WE) nr 1360/2002 tachografów cyfrowych, w tym ich kalibracji.
Taki podmiot, zwany podmiotem prowadzącym warsztat, przechowuje przez okres, co najmniej 4 lat dokumentację dotyczącą pobierania, przekazywania i usuwania danych pobranych z tachografu cyfrowego
- wykaz aktów typowych zawarty w załączniku do rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz. 1375 z późn. zm.),
- § 10 rozporządzenia MSWiA z 13 kwietnia 2006 r. w sprawie pobierania danych z tachografu cyfrowego, ich przechowywania i przekazywania (Dz.U. Nr 64, poz. 454, z późn. zm.).
31 stycznia 2011 r.
Zaczekaj! Skorzystaj z promocji: 24h za 0 zł
Tylko teraz możesz BEZPŁATNIE przetestować PortalFK.pl przez 24h! GWARANTUJEMY:
- dostęp do pełnej zawartości portalu i wszystkich jego funkcji,
- tysiące porad i wskazówek udzielonych
przez najlepszych ekspertów, - ponad 70 szkoleń video,
- całkowity brak opłat!
/WiedzaiPraktyka
/wip